Depositar viáticos en nómina a los trabajadores mediante cheque o transferencia bancaria a la cuenta de los colaboradores es una práctica común entre los Gestores de viáticos, sin embargo, tienes que prestar especial atención en el manejo de viáticos y comprobación de los mismos.
Ya que en este sentido, la LISR indica que: “no se pagará el impuesto Sobre la Renta por la obtención de ingresos proveniente de los viáticos; siempre y cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales corrrespondientes”
Por lo que necesitas considerar varios factores para un manejo fiscal adecuado de viáticos y, por lo tanto, mejorar tus procesos contables.
4 Tips para el manejo de viáticos en nómina de tus colaboradores
1.- Siempre pide documentación comprobatoria
Si o si tu colaborador tendrá que entregar CFDI o tickets por conceptos de los gastos de viaje, es importante recalcar que la factura deberá contener los datos de tu empresa para asegurar la deducibilidad y tomar en cuenta los conceptos y montos máximos para su deducibilidad, el CFDI tendrá que contener la siguiente información:
- Nombre, denominación o razón social del extranjero que expide el comprobante
- Número de identificación fiscal o equivalente
- Domicilio
- Lugar y fecha de expedición
- Cantidad, unidad de medida y clase de bienes o servicios utilizados
- Valor unitario e importe total
- Impuestos
2.- Toma en cuenta el límite para la deducción de viáticos
Todo gasto de viaje tiene que cumplir ciertos requisitos y no los puedes deducir ilimitadamente te recomendamos consultar el siguiente blog ¿Cuánto es el monto máximo para hacer tus viáticos empresariales deducibles?
3.- Que no se te pase timbrar los viáticos
Todo el monto que entregues a tus colaboradores por concepto de viáticos debe reportarse en su recibo de nómina y, por tanto, debe estar timbrados
4.- La comprobación es imprescindible
Cómo mencionamos en el punto anterior tus colaboradores tienen que entregar los CFDI comprobatorios de sus gastos de viaje, no obstante también es tu obligación entregar una constancia el comprobante fiscal que contenga en total de los viáticos de manera anual
¿Cuándo los viáticos en nómina se pueden considerar ingresos gravados?
- Cuando los viáticos no estén comprobados por tu colaborador
- Si los gastos no cumplen con los requisitos fiscales
- Si a los viáticos no se les puede aplicar el artículo 152 del Reglamento de Ley del Impuesto sobre la Renta
- Sean superiores a $15,000 mxn en un mismo ejercicio, una vez que el trabajador supere esa cantidad durante un ejercicio, el resto de los viáticos no comprobados estarán sujetos a gravamen
- Excedan el 20% total del monto entregado al trabajador
En el artículo 99, fracción VI, de la LISR se indica que el patrón deberá entregar a los trabajadores la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos que se han pagado durante todo el año, lo cual deberá hacerse hasta el 15 de febrero de cada año.
En la regla 2.7.5.3. de la Resolución Miscelánea Fiscal, RMF, se da una alternativa para cumplir con la obligación anterior. Consiste en entregar en tiempo y forma los CFDI de nómina con la información de los viáticos desglosada de forma correcta y clara.
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