La comprobación de viáticos es una de las tareas que lleva más tiempo para la gestión de gastos de una empresa, y el proceso puede tardarse aún más si el gastos no cumple con los requerimientos necesarios para su comprobación.
3 Errores más comunes en la comprobación de viáticos
1. Extravío de facturas y/o tickets
Este es uno de los principales problemas a la hora de hacer comprobaciones de los gastos de viaje y si bien el sistema del SAT nos permite descargar las facturas de manera digital en caso de extraviar este documento, la situación se complica cuando se trata del extravío de un ticket sin facturar o de un comprobante de gastos o vale azul.
Este es uno de los principales problemas a la hora de hacer comprobaciones de los gastos de viaje y si bien el sistema del SAT nos permite descargar las facturas de manera digital en caso de extraviar este documento, la situación se complica cuando se trata del extravío de un ticket sin facturar o de un comprobante de gastos o vale azul.
El extravío de esta documentación implica el no reembolso de ese ticket y por ende el descontento del colaborador, pero no solo eso, puede darnos reportes incompletos de lo que un viaje puede costar a la organización. Así algo tan sencillo puede convertirse en un verdadero problema para la organización y sus trabajadores.
En este sentido lo ideal será poder digitalizarlos o bien solicitar la factura a la brevedad para de esta manera poder tener un respaldo de esta información en caso de extravío, sobre todo aquellos que requieran de un vale azul.
2. Tickets dañados.
Es usual que la comprobación de gastos se realice una vez terminado el viaje de trabajo. Es así que mientras el ticket viaja en una cartera, en la guantera del auto con demás documentación o incluso en los bolsillos del colaborador, puedan maltratarse y perder legibilidad.
Perdiendo así también las posibilidades de facturarlo o anexarlo a un vale azul y de esta manera hacerlo comprobable.
De nuevo es un inconveniente que por supuesto afecta el correcto que hacer de las comprobaciones y su finalidad, llevar una correcta gestión de los egresos para viáticos de nuestra empresa.
3. Políticas inoperantes
Como hemos enumerado en entradas anteriores, las ventajas de una política de gastos son muchísimas. Permiten a los colaboradores enfocarse en aquellos gastos que ayudan a su comisión y protegen a la organización de absorber gastos no relacionados con la actividad comercial del colaborar en el lugar del viaje.
Como hemos enumerado en entradas anteriores, las ventajas de una política de gastos son muchísimas. Permiten a los colaboradores enfocarse en aquellos gastos que ayudan a su comisión y protegen a la organización de absorber gastos no relacionados con la actividad comercial del colaborar en el lugar del viaje.
Si bien esta política puede estar muy clara para la organización, muchas veces puede pasar desapercibida para los colaboradores. Es así que de repente un ticket puede incluir bebidas alcohólicas, cigarros o demás artículos que no serán deducibles ante el fisco dado que no son esenciales para la actividad comercial de la organización.
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Establecer las políticas de estos gastos es fundamental para poder llevar un control certero de la comprobación de viáticos. Y la mejor manera de hacerlo es por supuesto poniendo estos límites claros para la organización en general. Existen herramientas que te permiten bloquear aquellos gastos que salgan de estas políticas y así incentivar el uso adecuado de los recursos destinados a viáticos.
