El desplazarse para tener contacto con clientes y socios es una de las actividades más comunes, optimizar viáticos empresariales de transporte es una tarea clave para el crecimiento y éxito empresarial.
La optimización de estos gastos es fundamental para mantener un buen control financiero, además de que es importante buscar una buena experiencia para el colaborador que realiza esta tarea, por lo que te daremos algunas estrategias que te ayudarán a optimizar los viáticos de transporte, ayudándote a reducir costos.
Cómo optimizar en viáticos empresariales de transporte
- Política de viáticos clara
- Planificación anticipada del itinerario
- Aplicaciones de transporte
- Negociar tarifas corporativas con empresas de transporte
- Realizar evaluaciones costo beneficio
Política de viáticos clara:
Es crucial que tu Política de viajes defina los límites y pautas sobre los medios de transporte permitidos, como el kilometraje reembolsable en caso de que el colaborador use un medio propio para desplazarse, o monto límite en caso de que use transporte público, estos lineamientos ayudarán a evitar gastos innecesarios, contribuyendo a que tus colaboradores busquen las opciones más económicas y accesibles para la empresa.
La ley no indica límites de gasto por día para este concepto, ya que no es posible controlar las tarifas que marcan las aerolíneas o autobuses. Lo que sí deberás considerar es que tu colaborador debe obtener los comprobantes que amparen dichos gastos de transportación, para poder hacerlos deducibles.
Planificación anticipada del itinerario:
De igual forma, como parte de tu política de viajes se debe incluir los tiempos y forma necesarios para solicitar un viaje; esta actividad, además de ayudarte a tener en cuenta los viáticos necesarios para este viaje, como presupuesto, actividad, etc, le ayudará a tu colaborador a organizar reuniones, visitas a clientes y eventos con antelación, evitando trayectos innecesarios o dobles y reducir la necesidad de viajes adicionales.
Además, si es necesario reservar vuelos, por ejemplo, hacerlo con anticipación, es una oportunidad de aprovechar tarifas más económicas y obtener descuentos.
Aplicaciones de transporte:
Hoy día existen aplicaciones de transporte que pueden ser de utilidad cuando los viajes son cortos, contemplar el uso de este tipo de tecnología para el desplazamiento podría ahorrar tiempo para el colaborador y dinero para tu empresa, pues en ocasiones estos servicios resultan más asequibles que la renta de vehículos o uso de taxis; además de que puedes hacer estos servicios deducibles para tu empresa.
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Negociar tarifas corporativas con empresas de transporte
Si tu empresa viaja constantemente, es importante negociar tarifas corporativas, principalmente con líneas aéreas, compañías de transporte, hoteles,etc, la cual es una buena estrategia para reducir gastos, que a largo tiempo resulta en ahorros significativos.
Realizar evaluaciones costo beneficio
Antes de autorizar un viaje, es importante que tanto tu colaborador como el responsable de autorizar viáticos determinen las opciones más viables no solo de transporte, sino del viaje en general y seleccionar la mejor alternativa; ajustándose a las necesidades de la empresa y el colaborador.
GastosdeViaje.mx te ayuda a controlar los recursos solicitados por tu colaborador, con validaciones automatizadas para identificar gastos fuera de política, por medio de alertas que señalan los montos permitidos por categoría y tipo de gasto. Además de otras herramientas de gestión que agilizan el control, la deducibilidad, y la optimización de los gastos empresariales incluyendo transporte.
