¿Cómo comprobar viáticos empresariales?

Uno de los procedimientos más importantes para la gestión corporativa es el control de viáticos; establecer un dinámica para comprobar viáticos podrá agilizar este trabajo. Haciendo más transparente, segura y eficiente la comprobación mejorando los resultados de tu área y equipo de trabajo

Como bien sabes generalmente las empresas categorizan los gastos de viaje en bajo los siguientes conceptos; asegurándose de cumplir con las disposiciones fiscales de la ley de ISR :

• Pasajes aéreos y transporte local.
• Hospedaje.
• Alimentación.
• Seminarios o convenciones
• Combustible

Los cuales deben estar incluidas y estructuradas en la política de viáticos de tu empresa; y tu trabajo como travel manager es asegurarte que estás políticas se cumplan.

Cómo comprobar viáticos empresariales

Podemos dividir este proceso en tres fases:

• Solicitud de recursos
• Entrega de importes
• Comprobación de gastos

El objetivo de este primer proceso es financiar los viáticos, paso que regularmente se realiza mediante los viaticadores o colaboradores que realizan los viajes y que se realizan mediante la entrega o envío de formatos específicos de viaje.

En este paso el profesional encargado deberá verificar los detalles del formato a la vez que se apega a la política de viajes estructurada por su empresa para decidir si se aprueba o no el gasto por concepto de viáticos

En cualquiera que sea el caso; aprobado o rechazado, se tendrá que notificar al colaborador, indicando las causas por las que fue rechaza o los pormenores en caso de que ser aprobado.

Una vez que se aprueban los viáticos, se le otorgan al colaborador los recursos necesarios para el viaje, ya sea a través de:

• Transferencia bancaria
• Emisión de cheque
• Tarjeta corporativa
• Abono a tarjeta bancaria
• En raros casos efectivo

Esta etapa se comienza una vez que el colaborador entrega los comprobantes de gastos apegándose a lo estipulado en su política de viajes en cuanto a tiempos, formato, montos, etc.

Cuando se comprueban viáticos de forma manual, el colaborador regularmente llena un formulario u hoja de calculo en el que detalla el gasto, concepto, y monto y el Travel Manager, analiza la veracidad, validez, tipo de gastos, fecha lugar y otros elementos que se necesiten para hacer valida la comprobación.

Al hacerlo de forma automática con gastosdeviaje.mx el colaborador sube sus comprobantes a través de nuestra aplicación y el sistema se encarga de detectar si este comprobante cumple con las políticas antes configuradas por la empresa; detectando de forma ágil y sencilla si el comprobante procede y puede ser aceptado para su correcta deducibilidad, o si hace falta documentación para comprobarlo, o bien; el viático no procede.

2. Si se detecta que se excedieron los gastos y se fundamentaron correctamente los costos añadidos, la empresa debe reembolsar el importe retirado de sus propios recursos.

Es usual que algún paso dentro de estos procedimientos se realice de manera manual; por ello, te recomendamos usar gastosdeviaje.mx la herramienta que te ayuden a agilizar tus operaciones como la recopilación de facturas y verificación de datos fiscales, solicitud de saldos, dispersión de dinero, entre otros.