Aunque hace algunos años el papel del Travel Manager no existía y era cubierto por un asistente de dirección o personal de administración, con la situación actual se necesita de un perfil experto en la gestión de viajes corporativos
El Travel Manager es el profesional experto en la gestión de viajes corporativos, que debe gestionar aspectos como presupuestos, personas que realizan el viaje, destinos, etc.
Principales actividades del Travel Manager
Estar detrás del proceso de gestión de viáticos que puede resultar sencillo, pero en realidad una posición estratégica en una empresa donde sus colaboradores viajan constantemente.
Algunas de sus principales actividades son:
- Revisar y actualizarse sobre las tendencias de viajes
- Supervisar que las políticas de viaje y normas de destino de cumplan, proponiendo mejoras
- Asesorar a los colaboradores que viajan en la empresa
- Negociar con proveedores de servicios y gestionar sus costos
- Establece un Plan de seguridad y gestión de riesgo durante el viaje
- Gestiona de forma optima para intentar reducir el presupuesto
Beneficios de contar con un Travel Manager
- Mayor control sobre los costes y presupuesto asignado
- Mejora la calidad de los viajes, aumentándooslas la satisfacción y la productividad de los viajes
- Mejora la comunicación entre los directivos y colaboradores
- Aplica y controla las políticas de gastos
- Gestiona crisis y brinda confianza al lidiar con situaciones que afecten la seguridad de los trabajadores
Cómo realiza su trabajo un Travel Manager
Existen dos formas de que un Travel Manager, cumpla con las responsabilidades de su puesto
Control de gastos en Excel
Tus colaboradores le entregarán al Travel Manager los tickets, facturas y demás documentos que se requieran para comprobar gastos
- Es necesario tener una plantilla en excel, donde los archiven, revisen y comprueben los gastos
- Muchas veces esta tarea se complica porque se pierden los tickets o no se entregan, por lo que se deberá tener especial cuidado en que se entreguen de forma inmediata
- Los cálculos y deducciones se realizan de forma manual
Control de gastos de forma automatizada
Una herramienta automatizada como GastosdeViaje.mx te ayudará a realizar más rápido tu trabajo, utilizando los datos que tus colaboradores suban a la plataforma
- Identifica comprobantes deducibles y no deducibles
- Agiliza la gestión y comprobación de gastos
- Obtienes los gastos desglosados por categoría y tipo de gasto
- Tus colaboradores envían sus facturas y tickets a un buzón exclusivo par tu empresa
Como hemos visto las tareas de un Travel manager, contienen todo lo relacionado con los desplazamientos laborales, incluyendo la planificación de viajes, gestión de equipos y optimización del tiempo, tareas que se pueden automatizar mejorando el rendimiento del equipo de trabajo con una solución como GastosdeViaje.mx
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