Siempre hay gastos imperceptibles que a la larga representan importantes perdidas para tu organización, principalmente por la falta de políticas y orden para cumplir con los procesos. Te presentamos 5 pasos para evitar las fugas de viáticos en tu empresa
1. Revisa tus políticas de gastos y procesos
Si ya tienes una política de viajes establecida revísala y actualízala periódicamente, pues tiene que empatar con las formas y costos de los viajes de tus colaboradores. Trata siempre de redactar tu política de viajes lo más apegada a la realidad.
Por ejemplo, antes de la pandemia por coronavirus algunas empresas permitían que sus colaboradores se trasladaran en transporte público, o programaban viajes compartidos para visitar a su cartera de clientes y reducir costos en el traslado. Tras esta nueva realidad, algunas empresas tuvieron que acortar el número de personas que viajan, y cambiar la forma en la que lo hacen.
Si aún no redactas tu política de viajes o quieres actualiza te interesara leer Cómo crear una política de viajes para mi empresa
2. Controla los gastos de tu caja chica
Aunque para muchas empresas tener una caja chica significa pérdida de dinero, establecer políticas para su funcionamiento te ayudará a agilizar algunos procesos en tu equipo de trabajo además si llevas un control correcto podrás deducir impuestos.
- Toma en cuenta que los gastos de caja chica no pueden ser mayores a $2000
- Necesitas un comprobante fiscal para deducirlos o algún otro método para su comprobación
- Deben ser gastos indispensables para las actividades de la empresa
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3. Solícita comprobantes siempre
Aunque dentro de tu política de viajes tienes que incluir la forma en la que te tienen que hacer llegar los comprobantes de viáticos, muchas veces se olvida o se pierden constancias; y es uno de los principales motivos de fuga de dinero en tu empresa.
Si logras mantener el control de los comprobantes que deben entregarte tus colaboradores tendrás múltiples beneficios para evitar la fuga de dinero:
- Podrás consultarlos para cualquier duda o aclaración
- Podrás justificar el monto gastado en tu reporte mensual
- Te permitirá justificar y deducir el monto gastado ante el SAT
4. Deduce los gastos
Como lo explicamos en el punto anterior, tener comprobantes de viáticos y de gastos te permitirá conocer exactamente en que se gastó el dinero, a su vez, validar cuáles son viables para su deducción .
Para deducir estos gastos es necesarios que los pagos se hayan realizado dentro de la cuenta bancaria de la empresa y deben de contar con requerimientos fiscales para hacer válida su deducción como:
- Nombre o razón social, domicilio y RFC de quien la expide.
- Nombre, domicilio y RFC del cliente (quien lo registrará como gasto deducible).
- Fecha, folio y cédula fiscal.
- Descripción del concepto, monto e IVA desglosado.
5. Utiliza una herramienta especializada para el control de viáticos y caja chica
Llevar el control de viáticos y de caja chica en un Excel puede ser tardado y poco ordenado, especialmente cuando tienes que gestionar muchos comprobantes y reportes de gastos.
Llevar el control de gastos empresariales con GastosdeViaje.mx es más fácil porque te permite realizar los trámites de comprobación en un sistema en la nube, automatiza la revisión de políticas y validaciones ante el SAT, así como agilizar la contabilidad de los gastos.
Además facilita la asignación de viáticos y la presentación de documentación se vuelve más precisa y fácil de enviar y validar.
