Con la pandemia mundial es importante combinar reuniones presenciales y virtuales para fortalecer las relaciones con clientes y negocios; el home office y las reuniones virtuales son tan solo algunos ejemplos de como se ha transformado la comunicación y la forma de trabajar.
A pesar de que nos hemos estado adaptado a muchos cambios combinar prácticas de antes y ahora nos llevará a obtener los mejores resultados en nuestras actividades diarias.
Por ejemplo al inicio de la pandemia, muchas empresas adoptaron nuevos métodos, como las reuniones virtuales que anteriormente eran muy poco comunes con el fin de buscar alternativas para atraer clientes y mantener relaciones de trabajo estrechas; con la llegada de vacunas y la adaptación de todos nosotros a esta «nueva normalidad” las empresas han decidido comenzar a viajar nuevamente.
Pero es importante combinar lo mejor de ambas métodos de comunicación para fortalecer las relaciones entre clientes y/o proveedores.
Ventajas y desventajas de las reuniones presenciales y virtuales
| Reuniones presenciales | Reuniones en línea |
|---|---|
| Permite interpretar la comunicación no verbal | No reflejan el lenguaje corporal y no verbal |
| Mayor fluidez en la comunicación | Retraso en la conexión o interrumpe al hablar |
| Consolidas lazos y fortalece relaciones | Establece tiempo determinado para llevar a cabo una reunión |
| Mayor interés en la reunión | Desinterés y falta de atención con mayor frecuencia |
| Necesidad de programación y planeación para su ejecución | Reuniones instantáneas sin necesidad de programar con mucha antelación |
| Incluye costos de traslado y alojamiento | Reducción de costos |
| La tecnología sirve de apoyo para la reunión | Dependencia de la tecnología para llevar a cabo |
Es importante aclarar que no hay un tipo de comunicación mejor que otro, simplemente es importante conocer las diferencias para poder complementarse entre si.
5 pasos para combinar reuniones virtuales y reuniones cara a cara.
Es importante que tu equipo de trabajo tome en cuenta las siguientes actividades o bien asignárselas para que como empresa puedan desarrollar mejor sus actividades
Lo más importante es tener un calendario y cronograma de visitas que incluya las reuniones virtuales y cara a cara este calendario deberá incluir los siguientes aspectos:
1. Prioriza según tu cartera de clientes:
Diferencia entre los clientes que necesitan ser atendidos con antelación según sus necesidades o importancia dentro de cada cartera de clientes
2. Establece las actividades a realizar por cliente:
Siempre hay diferentes actividades a desarrollar para cada cliente, según su etapa o ciclo de vida; es importante tomar en cuenta el camino a seguir para cumplir con los objetivos de tus clientes
3. Asigna a cada actividad por hacer con un cliente un tipo de reunión:
Para las actividades que tienen menor importancia o no involucran una toma de decisiones cruciales asignadas una reunión virtual, para las reuniones en las que necesitas hacer negociaciones importantes o construir relaciones comerciales sólidas, asigna una reunión cara a cara.
4. Informa a los clientes cuál será el tipo de reunión que se mantendrá
Explica porque se tomo esa decisión y cuáles son los pasos a seguir después, preséntale un plan de trabajo que explique cómo se estarán reuniones y los objetivos a perseguir por cada reunión.
5. Anticipa tus gastos de viaje
En caso de las reuniones presenciales sube con antelación los gastos requeridos para que se apruebe por el departamento correspondiente
Según una encuesta de Forbes, el 84 % de los ejecutivos dicen que prefieren las reuniones en persona por su capacidad para construir relaciones comerciales más sólidas y significativas.
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Como mencionamos no se pueden descartar las reuniones presenciales en la «nueva normalidad» ya que fortalecen los lazos comerciales, si necesitas controlar o haces más fácil el proceso para comprobar gastos de viaje ante tu empresa Gastosdeviaje.mx tiene la solución
