Cuando NO aplica un reembolso de viáticos para tus colaboradores

El reembolso de viáticos no siempre es aplicable siempre en tu empresa, pues existen ciertos criterios que no debes pasar por alto, sobre todo si impiden una correcta gestión y deducción de gastos de viaje. 

Es por ello que tu política de viáticos tiene que ser muy clara en cuanto a los escenarios bajo los cuales no procederán los reembolsos de viáticos, de esta forma todos tus colaboradores tendrán claras las actividades y forma en la que deben proceder para asegurarse que los reembolsos se realicen. 

6 gastos que no son aplicables para un reembolso de viáticos empresarial.

1.-Gastos realizados fuera del periodo del viaje: 

Aunque parezca obvio, es importante que tu política de viáticos aclare que los gastos de viaje solo serán reembolsables específicamente durante el periodo en el que el colaborador se encuentre en su viaje de trabajo. 

Es fundamental que el responsable de los reembolsos verifique que los CFDI coincidan y tenga relación no solo con el objetivo del viaje, sino con las fechas en las que se realizó el mismo. 

2.-Gastos en lugares que no emitan Comprobante fiscal 

Si tu colaborador realiza gastos en zonas informales, como mercados, fondas, etc, dónde no se emite CFDI este gasto no se podrá deducir fiscalmente,  y por ende no podrás procesar el rembolso, este lineamiento tiene que estar claro en tu política de viáticos, ya que no contar con la factura correspondiente representa un desafío fiscal innecesario. 

3.-Gastos en servicios de lujo no autorizados 

Además de tomar en cuenta los montos máximos permitidos para hacer los viáticos deducibles, recuerda que los servicios de lujo como cenas en restaurantes exclusivos, alojamientos en hoteles de 5 estrellas, o renta de autos de lujos, no son gastos necesarios ni razonables para cumplir con las actividades laborales y además exceden los límites de gastos de viaje. 

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4.- Por bebidas alcohólicas 

Si en su reporte de gastos, el colaborador incluye el consumo de bebidas alcohólicas, no podrá hacerse el reembolso de viáticos, pues las bebidas alcohólicas no son deducibles, recuerda también que los consumos en bares en ningún caso serán deducibles por lo que tendrás que tomar en cuenta estos aspectos si procesas algún rembolso por este concepto, pues el SAT no aceptará este gasto

5.-En moneda extranjera sin la conversión adecuada

Los viajes realizados en el extranjero requieren de atención especial, pues si bien no existe un CFDI como el que el SAT requiere para validar los gastos, es necesario que te entreguen un documento con los datos necesarios para su validación, además recuerda que hay límites establecidos para cada tipo de gasto y este no puede sobrepasarse, por ello es importante asegurarse de que la conversión es correcta y cumple con los límites establecidos. 

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6.-Gastos por eventos o actividades recreativas no relacionadas con el trabajo

Cómo sabes uno de los criterios que el SAT establece para poder deducir viáticos es que los gastos estén no solo relacionados con la actividad empresarial, sino que tengan un objetivo estrictamente laboral, por lo que si tu colaborador participa en actividades recreativas durante su viaje como deportes, espectáculos, visitas turísticas etc. y solicita el rembolso de estos viajes, tu empresa puede rechazar el reembolso de viáticos, pues a menos de tratarse de un caso excepcional estos gastos se consideran de carácter personal. 

¿Cómo evitar procesar un reembolso de viáticos que no es deducible?

Gastos de Viaje es una herramienta especializada en la gestión de viáticos empresariales, la plataforma está diseñada para automatizar todo el flujo, desde de la solicitud hasta el reembolso de viáticos, algunas de sus características clave son: 

• Límites de gastos: Cuando un colaborador excede el límite de gastos establecidos en tu política, se emite una alerta para que tanto tú como tu colaborador esté consciente que ese gasto incumple con la política 
• Alerta por viáticos no deducibles: Si se integra una factura por algún viático que no pueda ser deducible, la plataforma emite una alerta. 
• Flujos de aprobación: Todas las personas relacionadas con la revisión y aprobación de viáticos se enteran de lo que sucede con el viático, si cumple o no con la política, si la factura es o no valida, para que puedan o no aprobar el gasto o el rembolso. 
• Validación de CFDI: Todas las facturas entran a un proceso de validación ante el SAT para asegurar la deducibilidad de las mismas.