Cómo gestionar viáticos para empleados con Gastos de Viaje ®

¿Cómo gestionar viáticos para empleados con Gastos de Viaje Cómo gestionar los viáticos para empleados con Gastos de Viaje ® ?

1.- Configuración inicial: 

Podrás configurar tus políticas empresariales dentro del software, incluyendo límites de gasto por categoría y procedimientos de aprobación, así mismo establece roles y permisos para asegurar que el procedimiento de solicitud, aprobación y revisión de gastos sean manejados por los responsables adecuados. 

2.- Solicitud de viáticos: 

Los colaboradores crean solicitudes de viáticos a través de Gastos de Viaje, y basándose en la configuración inicial, se solicitan los datos necesarios como motivo, destino, fechas, etc; pueden realizar esta operación a través de la app, de forma ágil y rápida, sin utilizar engorrosos archivos de excel que muchas veces resultan en una pérdida de tiempo. 

3.- Aprobación de viáticos: 

Se envía la solicitud de viáticos al responsable de la aprobación, que podría ser el supervisor o gerente designado para la revisión y aprobación, no tendrás que preocuparte por revisar el correo electrónico constantemente o perder una solicitud de viáticos en la bandeja de entrada, pues a través de la app, o en la versión de escritorio, podrás revisar las solicitudes pendientes, asegurando que no pasen por alto y que estas cumplan con las políticas establecidas previamente. 

4.- Asignación de fondos

Gastos de Viaje es compatible con cualquier método de asignación de fondos. Si tu empresa utiliza tarjetas corporativas de crédito, débito o monederos electrónicos, podrás conciliar automáticamente todos los gastos realizados con estas tarjetas con los reportes enviados por tus colaboradores, eliminando la tarea manual de verificar cada gasto. Además, si tu empresa proporciona viáticos en efectivo o mediante tarjetas personales, Gastos de Viaje te permite registrar y rastrear estos anticipos, garantizando un control detallado de los fondos entregados y comprobados, y asegurando un seguimiento contable preciso y eficiente.

5.- Creación y aprobación de Reportes

5.1.- Generación de Reportes:

Los colaboradores pueden crear reportes de gastos directamente en la app, ingresando detalles como el tipo de gasto, monto, fecha, y adjuntando los comprobantes necesarios.

5.2.- Aprobación o Rechazo:

Tras la revisión, el reporte puede ser aprobado o rechazado. En caso de rechazo, se proporcionan comentarios sobre las razones y se solicita al colaborador que realice las correcciones necesarias.

6.- Solicitud y aprobación de reembolsos o devoluciones

6.1- Revisión por Supervisores:

Las solicitudes de reembolso o devolución son enviadas a los supervisores o responsables designados para su revisión. Estos pueden revisar los detalles de cada solicitud, verificar los comprobantes y confirmar la conformidad con las políticas de la empresa.

6.2.- Proceso de Aprobación:

Una vez revisada, la solicitud puede ser aprobada o rechazada. Si se aprueba, procesamos el monto para el reembolso o solicitamos la devolución al colaborador. Si se rechaza, notificamos al colaborador con las razones correspondientes para posibles correcciones.

Ventajas de gestionar viáticos a empleados con Gastos de Viaje ® 

1.- Aplicación móvil gratuita:

 A través de la app, tus colaboradores podrán realizar una solicitud de viáticos, subir los CFDI correspondientes a los gastos, generar reportes en automático y de igual manera, tú podrás aprobar o rechazar las solicitudes de viáticos 

2.- Reportes detallados: 

Contar con un software que permita llevar el control de los gastos de viaje realizados por tus colaboradores no lo es todo. También necesitas reportes detallados sobre los gastos. Gastos de Viaje ® ofrece reportes desglosados por categoría, monto, colaborador, e incluye los gastos que incumplen con tu política de viajes para mejorar la toma de decisiones.

3.- Conciliación de tarjetas corporativas: 

Contar con una tarjeta corporativa para asignar viáticos a empleados no lo es todo, pues si bien te permite controlar en cierta forma los gastos realizados por colaborador, complementar tu tarjeta corporativa  con Gastos de Viaje, es la mejor decisión, pues a través de la conciliación bancaria, podrás potenciar el funcionamiento y operación de tus tarjetas y la gestión de viáticos, ya que nuestro software te ofrece herramientas especializadas para este proceso como lo mencionamos arriba complementamos  el proceso de aprobación, reportes detallados de gastos, validación de CFDI,etc. 

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4.- Sugerencias de deducibilidad 

Nuestro software está estrictamente alineado a las regulaciones fiscales mexicanas, por lo que si algún gasto reportado por tus colaboradores no cumple con las características para ser deducible el sistema te indicará que ese gasto no será deducible, ayudándote a tomar las decisiones pertinentes para el tratamiento del viático. 

5.- Validación de CFDI

Cuando un colaborador crea su reporte de gastos tendrá que ingresar al sistema los CFDI que amparen los gastos. Cuando un colaborador crea su reporte de gastos, ingresa al sistema los CFDI que respaldan los gastos. Nuestro sistema valida que el CFDI esté correcto ante el SAT, asegurando que no lo haya emitido una EFOS, que no esté cancelado, alterado o duplicado, para evitar fraudes y sanciones fiscales.

Si aún tienes dudas sobre todos los beneficios y ventajas que puedes tener en tu proceso de gestión de viáticos con Gastos de Viaje ® te invitamos a solicitar una demostración gratuita con un especialista.