Como bien sabes el manejo de viáticos implica varios procesos que van desde la solicitud de un anticipo, autorización, reporte y en algunos casos reembolsos, pero la manera en la que otorgas los viáticos a los colaboradores actualmente ¿es la forma más adecuada?. Aquí te explicamos cuáles son las formas de hacerlo, cómo gestionar cada una y cómo llevarlas fiscalmente.
Anticipos
Seguramente ya estás familiarizado con este concepto, sin embargo, hablando de viáticos se refiere al dinero que se adelanta al colaborador que viajará para cubrir los gastos que realiza relacionados con su actividad laboral.
¿Cómo lo llevan a cabo las empresas tradicionales?
- Establecen un tiempo mínimo para poder solicitarlo, por ejemplo: Solo se puede pedir un anticipo hasta 72 horas antes de que se realice el viaje
- Entregan un formulario a los trabajadores, en ocasiones pueden ser físicos y se tienen que llenar de forma manual y en otras ocasiones son hojas de excel que deben reenviar por correo electrónico.
Estos formularios contienen:
- Nombre o asunto del viaje
- Fecha en que se solicita en anticipo
- Nombre de la persona que viaja
- Puesto
- Días/ Horas de permanencia en el destino con fecha
- Tipo de viático que solicita (transporte, hospedaje, alimentos)
- Razón del viaje
- Firma de quién solicita el anticipo
- Firma de jefe inmediato o responsable en su caso
- Una vez lleno el formulario se manda al área correspondiente que autoriza el viaje, la cual debe llenar una segunda parte del formulario indicando:
- Fecha en la que recibe el formulario
- Fecha en la que entrega el anticipo al colaborador
- Cantidad que se entrega al colaborador
- Fecha en la que debe haber rendición de cuentas por parte del colaborador
- Firma del autorizador
- Firma del colaborador que recibe el anticipo
- El colaborador al regreso del viaje debe presentar la documentación que comprueba sus gastos.
- Reporte de Gastos (normalmente en excel, o en papel) que indica el monto gastado por cada tipo de viático y por cada factura entregada
- Las facturas o notas de alimentos
- Factura del lugar de hospedaje
- Factura o notas de transporte
- El autorizador revisa de forma manual el reporte y cada documento entregado para validar que cumplan con las políticas de la empresa e ingresar algunos datos para deducirlos.
- El área contable debe registrar los viáticos en el recibo de nómina de la fecha que corresponda. Más adelante te platicamos de que manera.
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Reembolsos
Un reembolso es la operación mediante la cual el colaborador recibe de vuelta la cantidad de dinero que gasto para el desarrollo de actividades propias de su relación laboral, son pagos que no son parte de su salario.
¿Cómo lo llevan a cabo las empresas tradicionales?
- El colaborador de forma habitual tiene un presupuesto asignado para los viajes que realice, este normalmente está pactado en la política de gastos de viaje de la empresa.
- En este caso el colaborador primero realiza el viaje y los gastos correspondientes.
- A su regreso entrega los siguientes documentos a su jefe inmediato o responsable o en su caso al área que autoriza:
- Reporte de Gastos (normalmente en excel, o en papel) que indica el monto gastado por cada tipo de viático y por cada factura entregada
- Las facturas o notas de alimentos
- Factura del lugar de hospedaje
- Factura o notas de transporte
- El autorizador revisa de forma manual el reporte y cada documento entregado para validar que cumplan con las políticas de la empresa e ingresar algunos datos para deducirlos.
- El área contable debe registrar los viáticos en el recibo de nómina de la fecha que corresponda. Más adelante te platicamos de que manera.
¿Quieres saber como Registrar viáticos en los recibos de nómina? Lee la PARTE 2: ¿Cómo otorgar viáticos a los colaboradores?