Al hacer la deducción de viáticos corporativos, contar con la documentación necesaria es fundamental para cumplir con las regulaciones fiscales y maximizar las oportunidades de deducción, además, proporciona control, transparencia y confianza en la gestión de los gastos de viaje, contribuyendo a tus resultados como Travel Manager
Por lo que te presentamos algunos de los documentos necesarios que te ayudarán a facilitar este proceso.
Documentos necesarios para la deducción de viáticos
- Recibos
- Facturas electrónicas
- Registro de gastos
- Calendario de actividades
- Itinerarios de viaje
- Informes de gastos
- Políticas internas y aprobaciones
1. Recibos:
Estos documentos no pueden faltar al momento de deducir viáticos; puesto que los recibos relacionados contienen información detallada como proveedor, fecha de emisión, descripción del producto o servicio y monto; estos detalles son necesarias para llevar el control de tus viáticos corporativos.
2. Facturas electrónicas:
Los CFDI te ayudarán a respaldar fiscalmente tus viáticos, conservarlas y llevar el control de los mismos, te ayudarán a crear el reporte de viáticos necesario para su deducibilidad.
3. Registro de gastos:
Llevar un registro de los viáticos que se ocuparon durante el viaje de negocios te ayudará a verificar los gastos y respaldar tu deducción; algunos de los datos más importantes que se necesitan en el registro son; fecha, lugar, descripción de gasto, monto, etc.
4. Calendario de actividades:
Un calendario te ayudará a llevar el control y tener conocimiento de los viajes corporativos que se hicieron y se harán, de esta forma tendrás un respaldo de fechas y podrás realizar una conexión con actividades que se realizaron en cierto momento.
5. Itinerarios de viaje:
Contar con un itinerario, te permitirá tener en cuenta los gastos que se hicieron durante un viaje en específico y la documentación que necesitas tener de respaldo por tipo de gasto; por ejemplo, boletos de avión, reservas de hoteles, eventos, etc.
6. Informes de gastos:
Es fundamental que cada colaborador presente un informe de gastos por cada viaje que haga. Por lo general, un informe de viáticos incluye monto, fecha, tipo de gasto, motivo, entre otros datos. De esta manera, tener esta información en conjunto, además de proporcionarte un registro adicional, te ayudará a saber si algún viático excedió los montos permitidos por ley, lo cual facilitará su gestión.
7. Políticas internas y aprobaciones:
Como era de esperarse y seguramente tendrás en cuenta, contar con una política de viajes es sumamente importante para la deducción de viáticos. Primero, una vez que se da a conocer el funcionamiento y objetivo de la política, esto evitará que tus colaboradores incurran en algún tipo de fraude o malas prácticas. Además, tendrás un control más certero sobre los viáticos que realizan tus colaboradores. Por último, al tener un proceso establecido en tu empresa, tendrán en cuenta las acciones a tomar por cada evento que se suscite durante este proceso.
Como te describimos llevar una contabilidad de gastos de viaje requiere que todo el personal involucrado tenga conocimiento de los pasos a seguir para su deducción. Desde la obtención de tickets o facturas, hasta la gestión y revisión deducibilidad y cumplimiento de políticas; afortunadamente existen herramientas que facilitan está labor como Gastos de Viaje ®︎ la plataforma que al operar desde la nube, permite a tus colaboradores subir tickets o factura a la app, y está se encarga de validar la factura, además podrán hacer su reporte de viáticos de forma sencilla, ayudandote a detectar si algún gasto es deducible y, por lo tanto, facilitando y automatizando el proceso de gestión de viáticos.
