Diseñar una política de gastos de viaje adecuada para tu empresa puede parecer una tarea difícil, ya que debes establecer de manera clara y concisa las reglas para controlar qué y cuánto puede gastar un colaborador que necesite viajar por negocios. Debes de tomar en cuenta puestos de trabajo, categorías de gasto, montos deducibles, tiempos, seguridad del colaborador, entre otras cosas.
Anteriormente compartimos recomendaciones generales para diseñar una política de control de gastos de viaje y más específicamente las políticas que debes considerar para la categoría de alimentos en esta ocasión te compartimos los puntos que debes tomar en cuenta para la sección de Hospedaje.
HOSPEDAJE
De igual forma que con los alimentos, para que los gastos por hospedaje sean deducibles deben cumplir con ciertos requisitos señalados por la ley. La forma de pago debe ser con tarjeta de crédito o débito, además de realizarse fuera de la faja de 50 km que circunde al lugar donde trabaja el colaborador, deben ser acompañados de documentación que ampare el transporte y contar con CFDI.
1.-Los montos permitidos:
Los gastos de hospedaje no tienen límite para su deducibilidad cuando se hacen en territorio nacional, en el caso de hospedaje en el extranjero el límite es de $3,850.00 MXN diarios.
2.-Indica la forma en la que se solicitarán las facturas en el caso de viajes en grupo.
3.-Te recomendamos que solicites una sola factura correspondiente al hospedaje, la cuál contenga el detalle de los días de estancia.
4.-En el caso de que existan cargos adicionales que no están relacionados con el hospedaje, solicitar que dichos cargos vengan desglosados en la factura. (Comidas o estacionamiento)
5.-Lugares para hospedarse permitidos:
Estos pueden ser de acuerdo con algún convenio que tenga la empresa con alguna cadena de hoteles, o de acuerdo con los montos permitidos, o con la zona a la que se viaja.
Elige lugares que cuenten con lo necesario y que no pongan en riesgo la salud del colaborador, de ser posible elige un lugar cercano al punto del evento al que se viaja.
6.-Establecer tiempos:
Te recomendamos que establezcas tiempos para la solicitud del presupuesto del viaje, por ejemplo, de ser posible que se solicite el hospedaje con 2 semanas de anticipación, esto les permitirá que encuentren lugar en el hotel deseado y que las tarifas no sean tan elevadas.
7.-Indicar cuantas habitaciones por persona se deben reservar en caso de que varios colaboradores viajen al mismo destino.
8.-Gastos
adicionales en el lugar de hospedaje:
Señalar si permites gastos adicionales como renta de películas, canales de TV,
pagos por evento, videojuegos, gimnasio, consumos del mini bar, servicio a la
habitación, etc.
9.-Especificar montos y momentos de uso de teléfono o internet en la habitación.
Con gastosdeviaje.mx asegúrate que las políticas de gastos de viaje de la empresa se cumplan, también identifica los gastos que son deducibles fiscalmente de acuerdo con las normas del SAT.