Puntos que debes tomar en cuenta para tu política de gastos de viaje: alimentos

En nuestro anterior blog te platicamos sobre la importancia de tener una Política de Gastos de Viaje en la empresa, ya que con ella evitas gastos innecesarios, mal aprovechamiento del tiempo, poca claridad en los gastos reportados, entre otras cosas. Si ya la estás elaborando, ahora te compartimos puntos que debes tomar en cuenta para tu Política de Gastos de Viaje específicamente para uno de los gastos más frecuentes: Alimentos. 

Si aún no has leído nuestro anterior blog, aquí te lo compartimos 5 PUNTOS QUE DEBES CONSIDERAR PARA DISEÑAR UNA POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE EMPRESARIAL

Primero es importante mencionar que para que los alimentos sean deducibles la forma de pago debe ser pagados con tarjeta de crédito o débito, además de que deben realizarse fuera de la faja de 50 km que circunde al lugar donde trabaja el colaborador, deben ser acompañados con la documentación que ampare el transporte y contar con el CFDI correspondiente.

Para control interno puedes agregar los siguientes puntos: 

1.Los montos permitidos.
Puedes establecerlos con base en la función o puesto del colaborador y en los que son deducibles fiscalmente.
Los limites para su deducción son:
Territorio Nacional: $750.00 MXN diarios por colaborador
Territorio Extranjero: $1500.00 MXN por colaborador
En el caso de gastos en el extranjero se recomienda especificar el valor equivalente a la divisa del lugar al que se viaja.

Es importante tomar en cuenta que no siempre es posible que un colaborador consuma en establecimientos donde den factura, por lo que es importante mencionar en que casos se podrá hacer excepciones y hasta que montos. 

2.Dejar claro si está permitido que inviten a otras personas, por ejemplo, compañeros de trabajo o clientes. 

3.Establecimientos en donde pueden consumir, de acuerdo con los que si dan o no dan factura.
Muchas veces como se puede observar conviene más que consuman en establecimientos que si den factura, aunque de primera vista parezca que sale más caro:  
Establecimiento que si da factura: 

Establecimiento que no da factura: 

Cuando consumen en un restaurante que si da factura en realidad estás pagando $150.00 con IVA y este lo podemos trasladar y en el otro caso, cuando consumen en un restaurante que no da factura, no puedes hacer el gasto deducible, por lo tanto, no puedes trasladar el IVA.

4.Especificar los documentos que solicitaras para la comprobación: 
– Características que debe contener la factura, especificar que método y forma de pago debe tener, en este caso para que sean deducibles, como se menciona anteriormente la forma de pago debe ser “Tarjeta de crédito” o “Tarjeta de débito”.
– Los datos fiscales de la empresa. 
En el caso de consumo en el extranjero para que los comprobantes sean deducibles fiscalmente deben de cumplir con las siguientes características: 
– Nombre, Razón Social; domicilio de quién lo expide
– Lugar y Fecha de expedición
-Nombre, Razón Social del usuario o consumidor. 
-Cantidad y concepto del servicio o mercancía. 

5.Especificar si están autorizados los consumos de bebidas alcohólicas.
Si lo permites es recomendable establecer un monto limite, debido a que este gasto no es deducible. También te recomendamos establecer limites en el consumo de bebidas alcohólicas para que los colaboradores no pongan en riesgo su salud o integridad. (Por ejemplo, dos copas máximo).

Recuerda que con gastosdeviaje.mx puedes llevar un seguimiento adecuado de las políticas de gastos de viaje para que estas se cumplan.