Para muchas empresas el tener una caja chica significa pérdida de dinero, debido a que no conocen su importancia o no llevan un correcto control de la misma y por esta razón deciden eliminarla, sin notar que al eliminarla es muy probable que se estén generando rupturas en procesos o en la agilidad en la que su equipo de trabajo puede solucionar cualquier problema que se presente. En este blog te explicamos que es una caja chica, porque es importante tener caja chica en la empresa y las ventajas que ofrece el tener un buen control de la misma.
Concepto de caja chica
La caja chica es un fondo fijo en efectivo destinado para cubrir gastos de emergencia o extraordinarios que no están programados en el presupuesto, normalmente se utiliza en pequeños montos. Es importante contemplar que la caja chica no puede ser utilizada libremente, sino que debe ser utilizada en caso de apuros y no para gastos o montos que sobrepasen el límite establecido, además debe ser controlada y documentada para que cada mes se rindan cuentas sobre los gastos que se efectúan bajo este concepto y así si hay un gasto común cada mes, pueda ser contemplado dentro del presupuesto para los próximos meses.
Importancia de tener caja chica en la empresa
Existe el mito de que tener caja chica representa solo gastos en la empresa y esto es incorrecto, ya que en toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que requieren ser contabilizados y controlados para tomarlos en cuenta a la hora de declarar los impuestos fiscales, hay que recordar que este tipo de gastos también son aceptados por el fisco y pueden salir de las cuentas de la empresa, en lugar de cuentas personales.
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Ventajas de tener un buen control de caja chica
Para tener un mejor control de la caja chica es necesario conocer los gastos que se hacen dentro de este concepto y estos pueden ser:
- Papelería
- Artículos de Oficina
- Productos de limpieza
- Insumos como agua y café
- Reparaciones menores de oficina
Un buen manejo ofrece las siguientes ventajas:
- Registrar y justificar con facilidad los pagos menores.
- Asentarlos correctamente en los libros contables.
- Archivar los gastos en forma agrupada, lo que agiliza su deducibilidad.
- Mejorar la asignación y control de los presupuestos.
Consideraciones para los gastos de caja chica
- Deben ser efectuados en efectivo por un monto no mayor a $2,000
- Deben estar amparados con un comprobante fiscal y ser gastos indispensables para las actividades de la empresa.
- En caso de no contar con factura debes definir otro método de comprobación.
¿Cómo tener un mejor control de caja chica?
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