Los viajes de negocios son muy recurrentes tanto en pequeñas como en medianas empresas. Es una actividad enriquecedora y que ayuda a perseguir los objetivos del negocio. No obstante, el viaje puede volverse tedioso a la hora de elaborar el reporte de gastos. No importa si ya lo has hecho o no, seguramente has escuchado lo tardado y pesado que puede llegar a ser.

Un reporte de gastos, como su nombre lo dice, contempla los gastos de viaje realizados por el empleado. El propósito de éste es notificar al área correspondiente sobre los gastos hechos y así poder reembolsarlos o hacerlos deducibles. Incluso aunque su elaboración sea una tarea recurrente, el reporte de gastos varía de empresa a empresa y según el área que lo gestione.

Todo lo que debes saber del reporte de gastos

¡Que hacer un reporte de gastos no te agobie! Checa nuestra guía de puntos básicos que debes de considerar al elaborarlo.

Cómo redactar el reporte de gastos

Ingresar los datos correspondientes

Por lo general, el colaborador que haya realizado el viaje es el que debe de hacer el reporte de gastos. En este primer paso, el colaborador desarrolla el reporte tomando en cuenta los recibos o facturas de cada gasto.

Revisar la concordancia de los datos

Ya sea que el área pertinente supervise el reporte o una autoridad externa, la empresa debe asegurarse que éste cumpla con las políticas de gastos fijadas. De no ser así, podría no ser deducible o incluso la empresa contraer un problema legal y contable.

Aceptar el reporte final e incorporarlo a los sistemas de la empresa

Una vez que se aseguró que la información contenida es la correcta, se acepa el reporte de gastos. Posteriormente, se integra al área conveniente para actualizar la contabilidad y finanzas de la empresa y poder efectuar el reembolso, así como hacer deducibles los gastos.

Datos a considerar

Como ya lo mencionamos, cada empresa elije el modelo y formato que más le acomode. Mientras que unos reportes pueden contener 10 campos diferentes, otros simplemente con 5 campos están completos. Algunos datos que pueden considerarse son los siguientes:

Fecha del viaje (ida y regreso)
Nombre de la o las personas que viajaron
Nombre de la persona que autorizó el viaje
Área a la que pertenece la o las personas que viajaron
Motivo del viaje de negocios
Nombre del proveedor del producto o servicio en el cual se efectuó el gasto
Concepto del gasto que se realizó
Importe total (considerar IVA, impuestos)
Otros gastos (estacionamiento, transporte extra)

Ventajas de saber hacer un buen reporte de gastos

Aun cuando hacer un reporte de gastos es obligatorio, muchos no saben cuáles son los beneficios de éste.

Devolución de impuestos

Al final, un reporte de gastos es un documento a través del cual la empresa comprueba los consumos hechos. Todos estos gastos, si se validan según la normatividad y las aprueba la autoridad pertinente, son deducibles de impuestos. Esto representará un beneficio económico para la empresa.

Sana contabilidad empresarial

Hacer un reporte es dar fe de los gastos efectuados, siguiendo la política de gastos del negocio. Si se sigue esta política, pueden evitarse fraudes, malentendidos, desvíos de dinero o el rechazo del reporte porque no se siguió la normatividad. De esta forma, la gestión de la contabilidad de la empresa será más eficaz y se llevará un registro de la salida y entrada del dinero.

Automatización de procesos internos

Saber elaborar correctamente un reporte de gastos es un paso fundamental para el buen funcionamiento de los procesos internos. Para que esto suceda, es importante que cuentes con las herramientas que te permitan hacerlo con un margen de error reducido y en el menor tiempo posible. ¡Olvídate de seguir usando Excel! Contrata ya un software de facturación que te ayude a automatizar procesos y a ahorrar tiempo y dinero. El software de Gastos de Viaje.mx es la mejor opción para automatizar labores repetitivas y todo lo relacionado con la gestión de viáticos.

Esperemos que esta guía básica y rápida sobre el reporte de gastos te haya sido de utilidad. Ahora ya lo sabes, para alcanzar los objetivos empresariales es necesario crear un hábito en las prácticas y actividades diarias para que éstas sean realizadas conforme la normatividad y haciendo uso de mecanismos eficientes.

El reporte de gastos es una de estas prácticas en las que se debe de tener una atención especial, pues sólo así podrá haber un equilibrio interno que lleve a la empresa a explotar al máximo sus habilidades y su productividad.