Llevar el control de los pequeños gastos, tales como gastos de caja chica y viáticos de la empresa es muy importante, pues estos, requieren de mucho orden y de una correcta comprobación para evitar y detectar fugas de dinero. En este blog, te damos algunas recomendaciones para gestionar estos gastos de una mejor manera.
Diferencia entre gastos de caja chica y viáticos
- Viáticos: Es la cantidad de dinero que se destina para cubrir los gastos necesarios de quién hace un viaje, normalmente se manejan por anticipos y el timbrado en CFDI es en “otros pagos”.
- Gastos de viaje: Son los gastos que se realizan al trasladarse de un lugar al domicilio donde el contribuyente realizará el servicio, pueden ser comprobados ó sin comprobar y el timbrado de CFDI es “050 viáticos”, además generan ingresos gravados o excentos para los colaboradores.
Caja chica:
- Es un método de administración contable que permite tener a la mano una suma de dinero determinada para realizar y controlar gastos en efectivo, por ley, menores a los dos mil pesos para poder ser deducibles.
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Beneficios de un Buen control de Caja chica y viáticos
Entre los beneficios de contar con un adecuado control de los gastos de tu organización están:
- Prevenir o evitar fraudes.
- Evitar fugas de dinero y gastos innecesarios.
- Controlar las pérdidas y ganancias y así detectar problemas de forma oportuna.
- Planear inversiones en beneficio de la empresa.
- Optimizar tareas eliminando ciertos gastos.
- Evaluar y justificar cambios en el presupuesto y analizar los posibles resultados.
Recomendaciones para el control de gastos
- Registra todos los egresos con detalle de concepto, monto, fecha y responsable. De esta forma tendrás un mejor control de quien, en qué, cuánto y cuándo se gastó en caso de que se necesite realizar alguna consulta o aclaración.
- Solicitar siempre los comprobantes que justifiquen el monto gastado. Además contar con los comprobantes te va a permitir realizar las deducciones fiscales ante el SAT.
- Elaborar comprobantes de salida por cada monto entregado sin importar si la cantidad es grande o pequeña.
- Establecer políticas de los gastos que se pueden hacer bajo este concepto.
- Utilizar un software especializado.
Manejo de caja chica y viáticos con Gastosdeviaje.mx
Gastosdeviaje.mx es una herramienta que te ayuda a documentar los gastos generados y visualizar toda tu información en un solo sistema.
- Configura políticas de gastos, por montos máximos y categorías.
- Establece flujos de autorización de gastos.
- Registra anticipos o desembolsos.
- Recopila y organiza los comprobantes fiscales.
- Agiliza la reposición de los fondos utilizados y su deducción.
- Obtén sugerencias de deducibilidad de forma automática.
- Válida todos los CFDI ante el SAT
- Simplifica los flujos de trabajo
- Obtén reportes de gastos en segundos
- Integra la información a tu ERP o sistema contable