Entendemos que son tiempos difíciles para los viajes de negocios, pero nunca es un mal momento para aprovechar el tiempo, ¿Has pensado en lo Importante de una Política de Gastos de Viaje en la empresa?, nosotros sabemos que es muy importante y es por eso que te compartimos los problemas que resuelve y algunos puntos que te recomendamos que tenga, esperando que sean de utilidad para que puedan crear la suya.


¿Por qué tener una Política de Gastos de Viaje en la empresa?

Primero es importante mencionar que los viajes de negocios son un elemento presente en el mundo corporativo actual debido a que el acercamiento físico muchas veces es necesario para una comunicación más efectiva en situaciones como reuniones con clientes, congresos y capacitaciones. También aumentan la eficiencia de los procesos en la empresa y apoyan el crecimiento profesional de sus colaboradores, sin embargo, pueden representar costos elevados para la organización si no se manejan bien.

Si se hace correctamente y se cumple ofrece para la empresa la solución de estos problemas:

– Gastos innecesarios
– Poca claridad en los gastos reportados
– Desconocimiento en caso de accidentes
– Fraudes
– Descontrol del presupuesto
– Mal aprovechamiento del tiempo

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¿Qué debes considerar al hacer la política de gastos de viaje empresarial?

1.-Reglas claras: Definir que gastos asumirá la empresa y cuáles serán responsabilidad del viajero, así como a quién aplicará la política de gastos. Ser claros en los montos y artículos que serán contemplados en cada caso.

2- Revisión de gastos: Establecer pasos a seguir para solicitar, aprobar y revisar viajes, así como la documentación que se requiere para que los gastos correspondientes sean asumidos por la organización. En caso de que sea necesario incluir los datos para expedición de facturas y requisitos para gastos sin comprobantes.

3-Anticipación de compra: Establecer tiempos limites para solicitar un boleto aéreo, hospedaje, para evitar que la compañía pague tarifas elevas a causa de solicitudes muy cercanas a la fecha del viaje.

4-Lugares permitidos para viajar: Debido a que algún destino puede estar calificado como lugar de alto riesgo. Para cada viaje se recomienda señalar un contacto para localizar en caso de emergencia.

5-Acuerdos comerciales: Mencionar si existe algún tipo de acuerdo comercial con proveedores de servicios.

No hay que olvidar que las políticas de gastos de viaje evolucionan con los cambios en la empresa y en el entorno. Es importante escuchar las necesidades de la empresa para identificar que áreas puede mejorar y cómo buscar nuevas soluciones.

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