Un control eficiente de viáticos incluye cumplir con las obligaciones fiscales establecidas por el SAT, por ello te mencionaremos algunos puntos clave que debes tomar en cuenta para cumplir con las obligaciones fiscales al gestionar viáticos empresariales y evitar posibles sanciones de la autoridad.
Consejos para cumplir con las obligaciones fiscales al gestionar viáticos
1. Conoce las leyes y regulaciones fiscales:
Tener conocimiento de los requisitos de documentación, límites de deducción, comprobantes fiscales necesarios, etc. que establece el SAT con relación a viáticos, te ayudará a evitar incumplir con alguna de estas regulaciones y garantizar una gestión adecuada de tus viáticos empresariales.
2. Tu política de viáticos debe estar relacionada con la normativa fiscal:
Además de que tu política de viáticos cumpla con los requerimientos de tu empresa, en cuanto a tiempos de entrega, formatos, etc. debe estar apegada y alineada con las regulaciones fiscales del SAT; en esta política se deberán incluir y sobre todo dar a conocer a tus colaboradores los montos máximos permitidos por cada categoría de gastos, documentación necesaria para comprobar gastos, y procedimiento para el registro y reembolso de viáticos, etc.
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3. Asegúrate de que la documentación se entregue de forma adecuada:
Mantener un registro controlado de los viáticos, dónde se incluya la documentación comprobatoria, como tickets, facturas, etc. serán de gran utilidad y necesarias para realizar las deducciones necesarias, por ello es importante que al recibir los comprobantes valides y verifiques que la información fiscal es correcta y cumpla con los requisitos del SAT.
4. Identifica gastos deducibles y no deducibles:
Válida que los comprobantes y viáticos efectuados por tus colaboradores realmente tienen relación con la actividad empresarial de tu empresa y sobre todo verifica la categoría de viáticos en la que se encuentra y cerciorarte de que cumplen con los montos establecidos para su deducción
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5. Presenta las declaraciones y realiza el pago de impuestos
Ninguna de las tareas anteriores tiene algún objetivo si no presentas tu declaración de impuestos correspondiente en las fechas y requisitos establecidos por el SAT, recuerda que puedes presentar una declaración específica de gastos de viaje o incluirla en la declaración regular de tu empresa
6. Utiliza herramientas que te ayuden a cumplir con tus obligaciones fiscales
¿Cómo Gastos de Viaje ®︎ te ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales al gestionar viáticos?
1. Validar todos los CFDI que reportan tus colaboradores:
Verifica la validez ante el SAT de todos los CFDI reportados por el colaborador de manera automática. Incluyendo las actualizaciones al Anexo 20, EFOS, errores, duplicidad y alteraciones.
2. Registro y respaldo de documentación
Gastos de Viaje almacena y respalda de forma segura de todos los comprobantes fiscales que se realizan después de una operación, ayudándote a tener la documentación a la mano y accesible si es necesaria.
3. Control de límites y categorías de gastos:
Desde la plataforma podrás establecer límites de gastos permitidos para cada categoría de gastos, lo que te ayuda a prevenir posibles incumplimientos.
4. Sugerencias de deducibilidad
Nuestro software te brindará sugerencias de deducibilidad de acuerdo a la faja mínima, categorías y montos máximos señalados en la LISR, que te serán de ayuda al momento de hacer tu declaración fiscal.
En resumen, con Gastos de Viaje®︎ podrás tener la seguridad de que tu gestión de viáticos, además de eficiente cumple con las regulaciones fiscales vigentes, evitándote algún problema o sanción fiscal.
