Tarjetas de viáticos: ¿Cómo funcionan?

Las tarjetas de viáticos pueden llegar a ser my funcionales para la gestión de viáticos corporativos; sin embargo, es importante tomar en cuenta ciertas consideraciones si estar considerando implementarla en tu empresa.

¿Qué son las tarjetas de viáticos?

Las tarjetas de viáticos son plásticos diseñados para facilitar la gestión de gastos que ocurren durante los viajes de negocios.

A menudo estas tarjetas se confunden con las tarjetas corporativas, la diferencia más importante entre estas tarjetas es que las de viáticos, como su nombre lo dice, están habilitadas únicamente para usarlas en gastos relacionados con viajes o viáticos de la empresa.

¿Cómo funcionan las tarjetas de viáticos?

Regularmente, las tarjetas funcionan de la siguiente forma;

La empresa o el encargado asigna un monto específico para el viaje de trabajo que se va a cubrir
El colaborador utiliza la tarjeta para cubrir los gastos relacionados con los gastos de viaje, estos alineados a la política de viáticos.
Al finalizar el viaje se debe presentar un reporte de gastos, incluyendo las facturas de los gastos realizados.
El responsable de finanzas tiene que conciliar que los gastos realizados con las tarjetas coinciden con los gastos reportados y con las facturas que se reportaron previamente.

Consideraciones importantes al utilizar tarjetas

Si tu empresa está considerando implementar el uso de este tipo de tarjetas en tu empresa, es importante tomar en cuenta estos puntos

Actualiza tu política de viáticos para incluir las medidas de uso de las tarjetas de viáticos; en la cual podrás determinar los gastos permitidos, límites de gastos, formas de uso, etc.
Considera las opciones de tarjetas de viáticos en el mercado, pues algunas incluyen funciones que complementa la gestión de viáticos, cómo algunos reportes, límite de gastos, etc.
Recuerda al incluir un proceso nuevo dentro de tu organización, es importante capacitar a tus colaboradores para que comprendan el uso y restricciones de las tarjetas

Desventajas de las tarjetas de viáticos.

Aunque las tarjetas pueden ayudar a mejorar la gestión de viáticos, tienen algunas limitantes que podrían retrasar o burocratizar tus procesos de viáticos.

Algunos comercios no aceptan este tipo de tarjetas, especialmente si no están afiliadas a redes bancarias específicas.
Si no se calcula correctamente el presupuesto necesario para el viaje, el saldo de la tarjeta puede ser insuficiente.
Aunque las tarjetas llevan un registro de gastos, algunas tiene ciertas limitantes como el desglose y la categorización de viáticos

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Cómo complementar las tarjetas con Gastos de Viaje

Gastos de Viaje es una solución integral que te ayuda a complementar la gestión de tarjetas, pues te ofrece mayor control, transparencia y eficiencia, siempre bajo el cumplimiento fiscal y de los procesos internos de tu empresa, algunos de los principales beneficios son:

Válida las facturas de forma automática
Genera reportes detallados categorizados por concepto, fecha, tipo de gastos, etc.
Configura tu política de gastos para evitar un uso indebido de las tarjetas de viáticos
Concilia los gastos realizados con tarjetas con los CFDI reportados por tu colaborador, eliminando tareas manuales *consulta tarjetas soportadas