Un adecuado control de viáticos comienza solo con la incorporación de una política de gastos de viaje; pero esta es apenas una de las medidas y el inicio del proceso; ya que se suelen enfrentar los siguientes problemas en la gestión de viáticos.

8 Problemas en la gestión de viáticos que resuelve Gastos de Viaje ®︎

1. Diferentes formatos para solicitar viáticos 

Una actividad muy común al gestionar viáticos es que cada uno de tus colaboradores presente un formulario distinto para cada actividad relacionada, lo que dificulta la gestión de los mismos. 

Estandarizar los formularios, y establecer uno para cada actividad que realizan tus viáticadores es la solución tradicional; sin embargo, con GastosdeViaje.mx la solicitud de viáticos se realiza de forma digitalizada desde la nube, sincronizándose con la política de viajes de tu empresa, te ayuda a agilizar el proceso de solitud de viáticos haciendo la tarea menos engorrosa tanto para los solicitadores como para tu área de finanzas, pues toda la información se encuentra en la plataforma. 

2. Retraso en las autorizaciones 

Muchas veces la falta de políticas para el control de viáticos lleva a un exceso de burocracia, pues la falta de medidas se compensa con protocolos ineficaces y lentos. Y cuando una autorización de viaje demora, pone en riesgo el cumplimiento de objetivos del viaje. 

Por eso es importante contar con una política que aclare todos los pormenores de un viaje de negocios; dese las razones por las cuales se puede presentar un viaje, autorizaciones hasta las devoluciones de dinero, comprobación, etc.   

Además, al contar con GastosdeViaje.mx los flujos de autorización simplifican los flujos de trabajo, ya que puedes asignar a un autorizador por colaborador o por grupo de colaboradores, y este recibirá una alerta para rechazar o aceptar sus viajes, reembolsos o anticipos, según sea el caso. 

3. Numerosos gastos 

Cuando tus colaboradores viajan constantemente y no cuentas con una rutina estandarizada para el control de viáticos, es muy común que se ingresen gastos de diferentes índoles, desde las empresariales hasta las personales.

 Para evitar esta situación es imprescindible incluir todos los gastos que se pueden involucrar en un viaje empresarial y montos máximos que se podrán presentar para su correcta gestión

Con GastosdeViaje.mx evita abusos, fugas de dinero y descontrol de tu presupuesto, pues nuestro sistema detecta cuando se está incumpliendo con la política asignada. 

4. Problemas con los reembolsos 

Cuando un colaborador no presenta a tiempo sus facturas para el correcto reembolso de sus viáticos, se dificulta la tarea, pues entre más tiempo pase, más probabilidades hay de perder los recibos o tickets.

Además de difundir la importancia del cumplimiento del envío de facturas o tickets para evitar consecuencias en la devolución de su dinero, usando GastosdeViaje.mx a través de su app para colaboradores, ellos podrán subir de forma inmediata su ticket o facturas, evitando la perdida de información;  además realiza reportes en automático a partir de sus comprobantes reportados, evitando capturas y cálculos manuales.

5. Retraso en la presentación de informes y errores en la captura de datos

La gestión de viáticos enfrenta problemas debido a las hojas de cálculo que necesitan una captura de datos manual y extensa; lo que da lugar a errores.  

Nuestra plataforma reduce la posibilidad de errores, pues nuestro sistema automatizado comienza desde que tus colaboradores realizan sus reportes de gastos más rápidos, detectando discrepancias entre los montos; además el sistema te presentará los gastos desglosados por categoría y tipo de gastos; 

6. Problemas de deducibilidad 

Cuando tus colaboradores presentan su reporte de viaje, además de verificar que cumplen con las políticas de viaje de tu empresa, es necesario y quizá más importante que cumplan con los requerimientos marcados por la ley para su correcta deducibilidad, ya que en muchos casos no se toma en cuenta este aspecto y no es posible deducir viáticos para la empresa.  

Nuestro software te brinda sugerencias de deducibilidad de acuerdo a la franja mínima, categorías y montos máximo señalados en la LISR para que puedas aplicarlas cuando un colaborador reporta sus gastos. 

Además, Gastos de Viaje ®︎ realiza una validación 360º de CFDI, incluyendo las actualizaciones al Anexo 20, EFOS, errores, duplicidad y alteraciones.  

7. Conciliación de tarjetas bancarias 

Muchas empresas brindan a sus colaboradores los viáticos a través de tarjetas corporativas o personales, por lo que realizar la conciliación de tarjetas de forma manual suele ser una tarea engorrosa y que lleva mucho tiempo. 

Con GastosdeViaje.ms podrás asociar los cargos aplicados en las tarjetas asignadas a tus colaboradores contra los comprobantes reportados en su comprobación de viáticos de forma automática; ayudándote a detectar si hay cargos que no se pueden relacionar, o faltan comprobante, es un gasto no permitido o el movimiento no es reconocido por la Institución bancaria. 

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8. Métodos tradicionales para el control de viáticos 

Recurrir a métodos tradiciones como formatos de Excel puede solucionar parte de los problemas que se presentan al gestionar viáticos corporativos; sin embargo, la tarea se dificulta cuando es necesario validar y deducir viáticos corporativos, o cuando el número de viaticadores aumenta, por lo que recurrir a herramientas automatizadas es la mejor solución para llevar un correcto control de viáticos. 


Como te hemos explicado en el artículo Gastos de Viaje ®︎ es la solución a tus problemas en la gestión de viáticos corporativos, solicita una llamada de 10 min que te ayudará a resolver todas tus dudas