¿Las tarjetas empresariales son suficientes al gestionar viáticos?

Las tarjetas empresariales ofrecen a las empresas una forma de control los viáticos corporativos, pues dan a los colaboradores financiamiento a sus viajes corporativos como (alojamiento, comida, transporte, etc.)

Si bien una tarjeta corporativa es una herramienta financiera que te ayuda a optimizar los gastos de tus colaboradores de manera un tanto sencilla y su uso es cada vez más común en las organizaciones, depender única y exclusivamente de estas tarjetas no es suficiente para cubrir todas las tareas que la gestión de viáticos involucra, por lo que en ese artículo te contaremos

Beneficios y cómo complementar la gestión de viáticos si tu empresa ya cuenta con tarjetas empresariales

Aprobación de viáticos:

Al contar con una tarjeta de viáticos en tu empresa puedes bloquear (en algunos casos) y establecer límites de gastos; sin embargo, un colaborador puede hacer uso de la tarjeta sin previa autorización y presentar su reporte de gastos sin que esté haya sido aprobado; en cambio, un software de viáticos establece flujos de autorización de viáticos basada en tu política de viáticos, lo que brinda mayor control de los gastos, evitando mal uso de los recursos.

Falta de detalle en los gastos:

Aunque las tarjetas de viáticos ofrecen un registro de las transacciones de los colaboradores, su limitación radica en la falta de capacidad para desglosar y categorizar los gastos de manera detallada. Esta carencia impide un análisis y reporte efectivo, dificultando la optimización de presupuestos y la realización de auditorías o verificaciones de gastos de manera eficiente.

Reembolsos:

Con las tarjetas empresariales, los gastos se registran en el estado de cuenta de la tarjeta, por lo que elimina la necesidad de conservar tickets o facturas para solicitar reembolsos, si bien se elimina una tarea administrativa para los colaboradores y facilita la devolución de los gastos puede dificultar la entrega de CFDI complicando la deducción de viáticos; así como la falta de control entre autorizaciones y presupuestos aprobados para ciertos gastos de viaje.

Validación de CFDI:

Una tarjeta corporativa elimina pagos en efectivo de viáticos eficientando la deducción; sin embargo, tus colaboradores tendrán que solicitar CFDI en cada compra que realicen, y si o si tienes que validar los CFDI reportados, una tarjeta corporativa no elimina los errores que se puedan cometer en una factura como duplicidad, alteraciones, un software como GastosdeViaje.mx verifica la valides ante el SAT de todos los CFDI reportados por tu colaborador de manera automática, evitar cargos penales por errores fiscales.

Automatización de procesos:

A diferencia de las tarjetas corporativas, un software de gestión de viáticos te ayuda a automatizar los procesos referentes a la gestión de viáticos, desvinculándote de las tareas manuales que implica la gestión de viáticos, como reportes, cálculo de deducibilidad, etc. ayudándote a simplificar el proceso y enfocarte en tareas estratégicas de tu área.

Ojo, las tarjetas corporativas son un paso más en la optimización de gestión de viáticos corporativos; sin embargo, necesitas contar con múltiples candados y un monitoreo constante para prevenir riesgos fiscales o fraudes, te sugerimos complementar el uso de tu tarjeta corporativa con GastosdeViaje.mx un sistema que además de brindarte control y comprobación total de los gastos de viaje, podrás conciliar tus tarjetas corporativas de forma automática.

En conclusión, la implementación de un software especializado en la gestión de tarjetas de viáticos corporativas como Gastosdeviaje.mx es un paso más hacia la eficiencia y transparencia en la administración de gastos de viaje;

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