Es más común de lo que uno pensaría el uso de Excel a la hora de realizar facturas. Es una práctica que, por lo general, la llevan a cabo personas físicas o pequeñas y medianas empresas que no quieren gastar en un programa de facturación. Sí, puede que a corto plazo sea una opción viable y práctica por los tiempos, costos, personal y demás recursos. Sin embargo, usar Excel a mediano y largo plazo puede resultar contraproducente para los procesos y contabilidad de la empresa.


Usar Excel no es la solución para emitir facturas que vayan de acuerdo conforme la legalidad que busca el SAT. Por el contrario, Excel es una forma perjudicial de realizar los procesos de facturas, pues el soporte y sistema que te brindan no son los adecuados para este tipo de labores.

7 razones por las cuales Excel no es la mejor opción para facturar

Si aún tienes dudas de por qué no debes de usar plantillas de Excel para hacer tus facturas, aquí te presentamos 7 razones para creernos:

  1. Todo el proceso es manual

Este es uno de los mayores “peros” de usar Excel. Sí, puede que introducir dato por dato sea una manera de verificar qué datos se introducen. Sin embargo, al final de cuentas, al usar Excel debes de introducir cada dato de forma manual. Esto traerá más errores, más gasto de tiempo y más costos para tu empresa, pues este tiempo podría utilizarse para realizar otras actividades más productivas.

Los procesos manuales no son para nada recomendados, especialmente por todos los números, puntos, comas, que se emplean. Si llegaras a equivocarte, todo el resultado estará mal y, por supuesto, la factura no será válida ni legal.Facturas en Excel

  1. No hay control de lo que facturas

Aunque todo lo hagas de forma manual y creas que llevas un control, no es así. También se debe de tomar en cuenta todos los tickets, recibos, facturas para proveedores y demás información relevante. Al ser demasiadas cosas, no hay un control real sobre lo que se está facturando y sólo complicará la gestión de gastos y de la contabilidad de la empresa.

Además, no hay un orden claro, pues todo se introduce conforme lo vas recibiendo e introduciendo a Excel y, una vez más, lo tienes que acomodar de forma manual.

  1. Se requiere tener alto conocimiento en Excel

Muchos pensarán que Excel es únicamente introducir números y acomodar la información. Pues no. Para usar Excel como herramienta para hacer tus facturas debes de ser prácticamente un experto, pues se usan fórmulas y demás funciones que ofrece. Si bien no necesitas ser un experto, sí debes de saber lo básico de cada función para poder hacer más fácil el proceso de facturar. De lo contrario, podrías elaborar una fórmula errónea y que los datos finales estén mal, teniendo que rehacer la factura. 

  1. No hay automatización de procesos

Una de las mayores ventajas de contar con un software de facturación es que automatiza todos los procesos para emitir una factura y poder ver cada dato sin tener que hacerlo de forma manual. Excel no brinda esta opción y se vuelve mucho más tedioso y complicado el proceso.

Una vez más, volvemos a la desventaja de tener que recurrir a hacerlo de forma manual.

La automatización de procesos te permite tener la información al día, con los datos correctos, así como los reportes de cada actividad sin tener que tú elaborarlos.

  1. La información puede ser modificada

Uno de los mayores problemas de utilizar una plantilla de Excel es que cualquiera puede modificar la información. Incluso puede ocurrir que alguien no autorizado haga cambios o introduzca datos erróneos. Las consecuencias pueden ser terribles, pues al tener una factura mal hecha ya no cabe la posibilidad de ser deducible y ante el SAT puede ser un delito.

Esto sólo perjudicará a la empresa, al área de contabilidad y a su prestigio.

  1. No está actualizado con los requerimientos válidos

Excel no tiene las actualizaciones o los lineamientos que se requieren para la debida estructura de la factura. Debe de tomarse en cuenta que cada cierto tiempo el SAT emite una nueva forma de facturar con nuevos requisitos.

Excel, al no ser un software especializado en estas tareas, no analiza si las facturas se están realizando con cierta estructura, ni siquiera si cuentan con la normatividad debida para ser deducibles.

  1. No puedes detectar errores en la facturación

Es muy común que se cometan errores de numeración o de datos. Excel no te permite detectar éstos. Si ya habías elaborado alguna factura con la misma numeración o si hay información repetida.

Sabemos que muchas pymes utilizan Excel como una herramienta diaria en los procesos de facturación. No obstante, hay más desventajas que ventajas a la hora de tener las facturas y querer presentarlas ante el SAT. Por eso te invitamos a estudiar las opciones que hay para facturación y así poder trabajar de manera formal y con un software adecuado para las necesidades de tu empresa.

Si te interesa contratar un software de facturación, pero no sabes cuáles son sus ventajas, nuestro artículo podría ayudarte.

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