10 Reglas Básicas
Aunque pueda llegar a parecer un proceso simple ,el control de viáticos puede llegar a ser muy complicado y es común caer en malas prácticas. Se estima que cerca del 30% de los gastos de viaje no se comprueban y algunas empresas terminan pagando gastos personales de sus colaboradores sin que lo sepan, lo cual a la larga genera grandes fugas de dinero.
Existen algunas reglas básicas para lograr una mejor gestión de los gastos de viaje en tu empresa. A continuación te presentamos una selección de las más importantes a tener en cuenta.
- Establece un plan para el control de gastos de viáticos, donde definas cuántas y que personas viajan , los tipos de viajes que realizan y la frecuencia.
- Identifica y define los mecanismos y personas facultadas para autorizar los viáticos .
- Define políticas de control donde se establezca límites de gastos permitidos por cada concepto, en función de la zona, lugar y tipo de evento.
- Estipula con cuánto tiempo de anticipación se deberá de llenar la solicitud de viáticos, para hacer el pago.
- Especifica el periodo que cubre el monto a través de una fecha de inicio y fin.
- Notifica a los viaticadores la autorización o rechazo de su solicitud lo antes posible.
- Proporciona a los viaticadores una guía sobre qué conceptos son válidos para reportar como gastos.
- Establece un tiempo máximo para que después de que el viaticador regrese del viaje haga su comprobación.
- Define un límite máximo para gastos que no generan un comprobante como propinas, transporte público, comidas callejeras, etc.
- Reduce errores sustituyendo tu proceso manual y utiliza un sistema o solución de software que te permita automatizar, dar seguimiento y monitorear el proceso de control de viáticos.
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