Cómo mejorar el uso de tarjetas corporativas de víaticos

Las tarjetas de viáticos corporativas son una herramienta habitual en la gestión de los gastos de viaje en el ámbito empresarial. No obstante, es importante destacar que existe una percepción errónea de que estas tarjetas resolverán automáticamente todas las complejidades relacionadas con la administración de viáticos, como la validación de gastos y la deducibilidad, cuando en realidad, un uso inapropiado de estas tarjetas puede dar lugar a problemas financieros significativos.

Ventajas que existen al usar tarjetas corporativas:

Evitar dar anticipos en efectivo a los colaboradores para gastos de viaje
Mejor control de gastos corporativos
Evitas algún tipo de fraude financiero o gastos no relacionados con la empresa.
Visibilidad amplia de los gastos (quién, qué, dónde y por qué)
Los gastos se establecen a nombre de la empresa y no del colaborador
Fortalecen el historial crediticio de la empresa

Es crucial comunicar a tus colaboradores la forma efectiva de utilizar la tarjeta de viáticos corporativa para prevenir malentendidos y, sobre todo, evitar su uso indebido. El primer paso en este proceso es establecer políticas claras que definan su uso y sus objetivos de manera precisa.

¿Reglas para usar tarjetas de viáticos corporativas?

Definir cómo se deben usar: Controlar y establecer límites en cuanto a qué gastos se pueden realizar con el plástico, así como la periodicidad de uso, los días y horas que esta se puede usar.

1.Monitorear los gastos:

Revisar periódicamente los gastos que se realizan con la tarjeta es importante para encontrar comportamientos sospechosos o mal uso de las mismas y tomar las acciones correctivas necesarias, además tendrás que designar a una persona encargada para gestionar y monitorear las transacciones para que puedas detectar actividades sospechosas fácilmente.

2. Aprobar y controlar los recibos de compra:

Además de utilizar tarjetas corporativas para el control de viáticos, es fundamental llevar a cabo una revisión y control minuciosos de los recibos y facturas. Esto garantizará la validez de las transacciones asociadas a estos comprobantes y te permitirá generar un informe de gastos completamente legítimo.

3. Establecer medidas de seguridad:

Debes crear medidas de seguridad para proteger la información relacionada con la tarjeta, como una política de perdida o robo, así como los sitios en los que puede ser utilizada, para que en caso de pérdida o robo no se haga un mal uso de la misma.

4. Contar con una herramienta tecnológica que te ayude a su gestión:

Un software especializado como GastosdeViaje.mx ofrece una solución integral para gestionar los gastos relacionados con las tarjetas de viáticos de tus colaboradores. Automatiza la conciliación de todos estos gastos de manera eficiente y proporciona una serie de ventajas adicionales:

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Ventajas de contar con un software para administrar tarjetas corporativas

Aprobación de Viáticos Eficiente: Facilita la aprobación de viáticos de acuerdo con tu política de viáticos, agilizando el proceso y garantizando un uso adecuado de los recursos.
Sugerencias de Deducibilidad: Ofrece sugerencias para maximizar la deducibilidad de los gastos, lo que puede beneficiar la situación fiscal de tu empresa.
Generación Automática de Reportes: Genera reportes de viáticos de forma automática, lo que ahorra tiempo y simplifica la presentación de informes financieros.
Validación de CFDI ante el SAT: Verifica la autenticidad y validez de todos los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) emitidos por tus colaboradores ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), garantizando el cumplimiento fiscal.

Es importante destacar que disponer de una tarjeta corporativa es solo el punto de partida para una gestión efectiva de los viáticos. Para optimizar esta tarea, te recomendamos considerar soluciones eficientes como GastosdeViaje.mx. Esta plataforma ofrece una aproximación integral a la administración de gastos corporativos, automatizando de manera efectiva cada aspecto y simplificando considerablemente la gestión financiera de tu empresa.