A lo largo de los años, los viajes de negocios se han vuelto cruciales para que las empresas amplíen su alcance global y busquen nuevas oportunidades en mercados extranjeros. La naturaleza dinámica del panorama empresarial de hoy, exige viajes frecuentes para reuniones cara a cara, adquisiciones de clientes y negociaciones de asociaciones. La popularidad de los viajes de negocios ha aumentado con los años, y más empresas reconocen la necesidad de integrar la cultura corporativa entre su fuerza laboral, pagando traslados, alimentos y alojamientos para que los empleados estén presentes en las reuniones.

Sin embargo, un desafío significativo durante los viajes de negocios es gestionar los gastos por tipo de cambio extranjero. Las fluctuaciones de los tipos de cambio pueden afectar considerablemente los costos de viaje, lo que hace esencial que las empresas y los viajeros de negocios comprendan los conceptos básicos del cambio de divisas e implementen estrategias efectivas para gestionar los gastos.

Entendiendo el cambio de divisas

El cambio de divisas es el proceso de convertir una moneda en otra, y juega un papel crucial en el comercio y las finanzas internacionales. Para los viajeros de negocios, el cambio de divisas implica convertir su moneda local en la moneda local del país que visitan. Esto generalmente ocurre en bancos, oficinas de cambio de divisas o a través de plataformas digitales de transferencia de dinero. El tipo de cambio cotizado al viajero representa el valor de la moneda local en comparación con su moneda de origen.

Los tipos de cambio pueden fluctuar con frecuencia, y la devaluación puede ocurrir para las monedas locales debido a varios factores, incluyendo indicadores económicos, eventos geopolíticos y sentimiento del mercado. Es por eso que fuera del contexto de los viajes de negocios, incluso los inversores que buscan obtener beneficios de las fluctuaciones de precios y alta liquidez deben ser cautelosos al operar. En el mercado de divisas (Forex), los operadores invertien en forex negociando pares de divisas — como AUDUSD, EURUSD o GBPUSD — a través de diferentes zonas horarias en un ciclo de negociación de 24 horas. Esto permite a los inversores especular sobre el valor de una moneda en relación con otra, con el objetivo de capitalizar los cambios en los tipos de cambio.

Mientras tanto, un principio similar es aplicado por los operadores dentro de los mercados de valores locales. Según un informe de El Economista, la apreciación del peso frente al dólar impactó en el ingreso y flujo operativo de las empresas mexicanas con operaciones en el extranjero y negocios orientados a la exportación. Este escenario destaca cómo el cambio de divisas puede influir en el rendimiento financiero y la toma de decisiones de las empresas que operan internacionalmente, lo que dificulta a las empresas no solo realizar negocios en el extranjero, sino también presupuestar y gestionar eficazmente los gastos de viaje a menor escala. Un tipo de cambio favorable puede llevar a ahorros en costos, mientras que uno desfavorable puede aumentar significativamente los gastos de viaje.

Comprobación de gastos con moneda extranjera.

Para gestionar correctamente el cambio de divisas extranjeras durante los viajes de negocios, e integrarla a una comprobación de gastos, aquí hay tres consejos esenciales:

Documentación adecuada

Mantener una documentación adecuada puede simplificar la presentación de informes de gastos es esencial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales en nuestro país. Lamentablemente, cerca del 30% de los informes de gastos de viaje presentan irregularidades, por falta de control. Afortunadamente, se ha demostrado que el uso de software avanzado de gestión de gastos digitales puede reducir los problemas administrativos para los equipos financieros y reducir el tiempo dedicado a preparar y validar informes de gastos hasta en un 80%.

Por eso facilitamos el cumplimiento de las regulaciones fiscales en materia de viáticos, a través de la gestión de comprobantes de gastos nacionales y extranjeros, sugerencias de deducibilidad, mientras simplificamos la gestión de múltiples monedas y garantizamos conversiones de divisas precisas de acuerdo al tipo de cambio de la fecha del viaje.

Comprender las categorías de gastos

Diferentes gastos pueden tener diferentes implicaciones en los tipos de cambio y comisiones. En GastosdeViaje.mx, los usuarios pueden categorizar los gastos en función de las necesidades específicas del negocio, facilitando el seguimiento y la gestión de diferentes tipos de gastos durante los viajes de negocios. Al seleccionar métodos de pago apropiados dentro de la plataforma, los viajeros pueden controlar y optimizar aún más el cambio de divisas para varias categorías de gastos.

Comprar divisas con anticipación

Esperar hasta el último minuto para cambiar moneda en aeropuertos o hoteles puede resultar en tasas menos favorables y comisiones más altas. Tener acceso en tiempo real a los tipos de cambio, permite a los viajeros de negocios comparar las tarifas de diferentes proveedores y elegir la opción más económica. Con esta información a su alcance, los viajeros pueden comprar moneda extranjera con confianza y con anticipación, asegurando que su empresa obtenga las mejores tarifas posibles para los gastos internacionales.

Con estos consejos, las empresas y los viajeros de negocios navegan la complejidad de las fluctuaciones de divisas extranjeras y optimizan los gastos de viaje. Mantente vigilante y proactivo, y puedes asegurarte de que tus aventuras internacionales sigan siendo financieramente eficientes y exitosas.