Los viajes de negocios son una actividad recurrente en las empresas. Es por eso que es necesario tener un mayor control en los gastos de viaje y saber qué sí implementar y qué no para poder economizar o reducir éstos. Para muchos representan un tema complejo por la labor de la facturación, pero aún más por la gestión que debe de llevarse a cabo para lograr que el área financiera sea estable.


Asimismo, esta tarea debe de estar dirigida tanto a la misma empresa o contribuyente como a los empleados y personas que realizan viajes de negocios.

11 consejos para reducir tus gastos de viaje

Te presentamos 11 consejos que tu empresa puede implementar para economizar en los gastos de viaje:

  1. Tomar en cuenta las alternativas que hay

Por lo general, hay más opciones que considerar antes de decidir si un viaje de negocios es definitivo.

Actualmente, la tecnología permite que las personas estén conectadas a cualquier hora y en cualquier momento. Es por eso que la empresa debe de analizar si realizar el viaje de negocios es necesario. De lo contrario se podría organizar una reunión o junta a través de FaceTime, Skype o alguna otra plataforma.

Estas alternativas le permitirán a la empresa ahorrar tiempo y dinero e incluso muchos procesos se podrían optimizar.

  1. Realizar un presupuesto

En caso de que el viaje de negocios sea necesario, realizar un presupuesto podría marcar la diferencia en los gastos.

El área encargada de asignar los viáticos debe de establecer un presupuesto por día y por persona. Esto permitirá tener un mayor control sobre qué monto se asigna por rubro de gastos de viaje y por cada empleado que esté viajando.

Aquí se debe de tomar en cuenta el dinero total con el que se cuenta y calcular cuánto se puede gastar. Se debe de considerar una cantidad de dinero extra o dentro del mismo presupuesto para emergencias o gastos de improvisto.Presupuesto de Gastos de viaje

  1. Configurar una política de gastos de la empresa

Una empresa debe de tener una política de gastos en orden para establecer en qué se gastará.

Este punto es indispensable, pues así los empleados podrán considerar las necesidades de la empresa y los rubros en los que sí aplicará la deducción de viáticos y en los que no.

La política de gastos permitirá tener un seguimiento de los gastos de viaje, evitar consumos innecesarios y reembolsar únicamente los gastos autorizados dentro de las políticas.

  1. Organizar los detalles del viaje con anticipación

La organización siempre es la clave de cualquier viaje, específicamente si se hace dentro de un tiempo razonable.

Aquí es importante considerar el tiempo que sugieren las aerolíneas para comprar un boleto de avión, ya sea nacional o internacional. Esto podrá ahorrar a la empresa una cantidad significativa y conceder un tiempo extra en caso de que se tengan que realizar cambios en el viaje.

Asimismo, la organización con anticipación puede resultar beneficiosa para tomar en cuenta las opciones más asequibles en cuanto a transporte y hospedaje.

  1. Tener un registro de los gastos de viaje por día

Anotar qué gastos se ejecutan durante el viaje creará una mayor consciencia de qué consumos se han hecho y en qué rubros.

Hay diversas opciones para llevar a cabo un registro de los gastos de viaje. Puede considerarse alguna libreta, agenda electrónica, Excel e incluso ya hay aplicaciones fáciles de usar que te permitirán hacerlo desde tu celular.Registro de gastos de viaje

  1. Solicitar facturas de los gastos de viaje

Es uno de los puntos más importantes. Con las facturas puedes notar los consumos o gastos hechos a lo largo del viaje.

Por otro lado, las facturas te permitirán hacer deducibles todos los viáticos y así recibir un reembolso de éstos.

  1. Automatizar los procesos de facturación

Así contarás con más precisión a la hora de emitir facturas. La automatización de procesos te permitirá verificarlas y que puedan ser deducibles de impuestos.

  1. Compartir transporte entre los empleados que realicen el viaje de negocios

Hay ocasiones en las que cada empleado utiliza un carro o transporte diferente. En el caso de los viajes nacionales, los empleados podrían compartir carro para no generar más gastos. Inclusive podrían obtener descuentos de líneas de transporte de camiones o en aviones.

  1. Recurrir a otros recursos para pagar el viaje de negocios

Actualmente las opciones para pagar viajes son diversas. Con millas, puntos de viajero frecuente o promociones puedes conseguir vuelos más baratos y hospedajes más accesibles al presupuesto de la empresa.

  1. Disponer de una parte en efectivo

Disponer de una parte en efectivo para pagar los gastos que sean esenciales; eso permitirá pagar únicamente por aquello necesario y evitar hacer gastos extras.

  1. Contar con notificaciones o recordatorios de pago

Hay ocasiones en donde la empresa o área de cuentas por pagar se olvida de hacer el pago por un servicio requerido para el viaje en un tiempo determinado.

Con alertas se estará al día de las actividades que deben de cubrirse y así no se olvidarán los pagos. De esta forma se evitará un pago todavía mayor de lo contemplado.

Estos recordatorios pueden anotarse en libretas, calendarios o simplemente por medio de alertas del teléfono.

Si una vez leídos estos tips consideras que necesitas más herramientas para controlar tus viáticos, Gastos de Viaje.mx puede ayudarte.

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