Los errores más comunes en la gestión de gastos de viaje que podrían estar poniendo en riesgo a tu empresa.

En este artículo exploramos los errores más comunes en la gestión de gastos de viaje, que podrían estar poniendo en riesgo a tu empresa, y te damos una solución eficaz para prevenirlos 

5 errores en la gestión de gastos de viaje que te hacen propenso a fraudes: 

1.-No validar facturas electrónicas de gastos:

Cuando un colaborador te entrega un CFDI con concepto de viáticos, es imprescindible que valides la veracidad de esta facturas, ya que te podrían estar entregando facturas alteradas, duplicadas o canceladas, afectando no solo el control interno de tus gastos de viaje, sino que también puedes enfrentar sanciones fiscales.

2.-Procesos de reembolso poco eficientes:

Cuando te entregan una solicitud de reembolso y la apruebas sin previamente validar que se entregó la solicitud de viáticos o la factura que valide el gasto, tu empresa corre el riesgo de sufrir fraudes internos como la presentación de viáticos duplicados, no autorizados o incluso la falsificación de documentos. Aunque esta es una tarea muy exhaustiva, no deberías dejarla pasar, pues es uno de los principales errores en la gestión de gastos de viaje que te hacen propenso a fraudes. 

3.-Aceptar viáticos no autorizados previamente:

En muchas organizaciones, especialmente entre colaboradores de confianza, es común que se omitan las políticas de viajes debido a su posición o antigüedad. Esto lleva a que se salten gran parte del proceso y solo presenten una solicitud de reembolso, lo que complica tanto la gestión como la validación de los gastos. Además, fomenta una cultura organizacional deficiente. Por ello, recomendamos promover el cumplimiento estricto de la política de viajes, independientemente del cargo o la antigüedad del colaborador. Esto facilitará la gestión de los gastos de viaje y contribuirá a una mejor cultura organizacional.

4.-Falta de control en las tarjetas corporativas:

Si bien las tarjetas corporativas ofrecen una ventaja para gestionar los gastos de viaje, su mal uso puede generar descontrol o abusos, como gastos personales no autorizados o la manipulación de reportes. Esto incrementa el riesgo de fraudes y dificulta la correcta supervisión de los recursos.

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5.-No usar herramientas digitales para el control de gastos:

Una de las formas más comunes para gestionar gastos de viaje son las hojas de cálculo o Excel, el proceso se sigue llevando de forma manual, aumentando las posibilidades de fraude, por lo que te recomendamos que evalúes la integración de un sistema especializado en estas tareas como Gastos de Viaje 

¿Cómo Focaltec Gastos de Viaje disminuye el riesgo de fraudes en tu empresa? 

Nuestra plataforma está diseñada para mitigar cualquier riesgo de fraude o malversación por gastos empresariales, algunas de las funcionalidades clave para ayudarte en el día a día en tu gestión de viáticos son: 

1. Una vez que el colaborador viaja,  sube sus facturas a nuestro software, el cual verifica automáticamente su estructura y validez . Esto no solo te ahorra trabajo, sino que te garantiza que el documento sea legítimo y no esté duplicado, evitando posibles fraudes internos y problemas de deducibilidad.

2. Integra tu política de gastos a nuestro software; asegurando que tus colaboradores la cumplan, y recibe alertas en automático por cualquier incumplimiento, desviación de la misma, ayudándote a solicitar aclaraciones o la toma de decisiones de manera oportuna.

3. Gestiona los reembolsos de forma automatizada; reduciendo la posibilidad de errores humanos o manipulación de datos, asegurando que solo se reembolsen los gastos aprobados y validados, evitando pagos no permitidos o que no cumplan con tu política de gastos.

4. Si cuentas con una tarjeta corporativa, nuestro sistema puede vincular automáticamente los gastos de la tarjeta con los gastos reportados en la plataforma, evitando tareas manuales *consulta tarjetas participantes.

5. Centraliza la gestión de gastos en una sola plataforma, desde la solicitud de viáticos hasta el reembolso. Nuestro sistema te permite asignar responsables para cada tarea, como la autorización de gastos, aprobación de reembolsos o la solicitud de viáticos, eliminando así las tareas manuales en todas las áreas involucradas. Además, te asegura mantener todo el flujo en un solo lugar, sin riesgo de pérdida de información.

Cómo habrás notado,  Focaltec Gastos de Viaje no solo optimiza la gestión de tus gastos corporativos, sino que también actúa como una barrera sólida contra fraudes empresariales. . ¡Agenda una llamada con nosotros hoy mismo!