¿Una Tarjeta Empresarial facilita el Manejo de Gastos de Viaje?

¿Qué es una tarjeta empresarial?

Una tarjeta empresarial es también conocida como tarjeta corporativa o tarjeta de crédito corporativa, son tarjetas de crédito o débito emitidas a nombre de una empresa y que están diseñadas para ser utilizadas por empleados para gastos relacionados con el negocio; los más usuales son gastos de viaje como comida, alojamiento, traslados, etc; pero también se pueden usar para otro tipo de gastos a nombre de la empresa como la compra de insumos, servicios, licencias y suscripciones, pagos a proveedores, etc.

El principal beneficio de utilizar tarjetas empresariales es la simplificación y el control de la administración de gastos de viaje. Estas tarjetas permiten a los empleados realizar pagos directamente, eliminando la necesidad de reembolsos complejos y manuales.

¿Cómo funciona una tarjeta empresarial?

De manera general, la tarjeta empresarial funciona de forma similar a una tarjeta personal. Sin embargo, el uso de una tarjeta empresarial está sujeto a políticas de la empresa que establecen límites de gasto, tipos de gastos permitidos, documentos comprobatorios y procedimientos de aprobación. Aquí te explico cómo pueden usarse para pagar gastos de viaje.

Asignación: Las tarjetas se asignan, con un límite de crédito, a empleados específicos o departamentos que tienen la responsabilidad de gestionar gastos relacionados con los viajes de negocios o actividades empresariales.
Comprobación: Los colaboradores deben presentar informes de gastos que incluyan las facturas y recibos correspondientes. Estos informes ayudan a justificar y clasificar los gastos, asegurando que se ajusten a las políticas de la empresa.
Conciliación y Auditoría: El departamento de contabilidad o finanzas revisa y concilia los informes de gastos con los estados de cuenta de las tarjetas. Esto implica verificar que todos los gastos estén debidamente documentados y aprobados. Las auditorías internas periódicas ayudan a garantizar que se cumplan las políticas y a identificar posibles discrepancias.
Pago: Los gastos acumulados en las tarjetas corporativas se deben de pagar de acuerdo con el ciclo de facturación de la tarjeta. La empresa paga la factura a la entidad emisora, y los pagos pueden realizarse de manera mensual o según los términos acordados.

Ventajas y desventajas de una tarjeta empresarial

Ventajas	Desventajas
Hay tarjetas que permiten establecer límites sobre el monto a gastar por el colaborador	Tienes que recopilar los documentos (CFDI) comprobatorios del gasto para poder hacerlos deducibles.
Puedes limitar donde se puede usar la tarjeta	No garantiza la deducibilidad de viáticos, pues no se establecen límites de gasto por tipo de viáticos. Te puede interesar leer: Requisitos de los viáticos para ser deducibles
Lleva un registro de los gastos realizados	El reporte que otorga es general, más no específico, por lo que aún tendrás que ordenar el tipo de gasto, monto por colaborador o tarjeta, etc.
*Libertad de uso de la tarjeta al colaborador asignado	Si no cuentas con una política de gastos clara, como límites de gastos, dónde usarla, tipo de gastos que se pueden realizar con ella, se puede hacer mal uso de la tarjeta corporativa
Evitas que el personal use dinero propio para realizar compras y gastos de trabajo.	Aún tienes que validar los CFDI comprobatorios de gastos para verificar que están dentro de política.
Obtienes estados de cuenta por plástico	Aún tienes que conciliar los gastos realizados con las tarjetas de manera manual para hacerlos coincidir con los CFDI o documentación comprobatoria del gasto.
La tarjeta *pertenece a un colaborador asignado	Al asignarle una tarjeta, este puede hacer uso sin que el gasto sea previamente aprobado, lo que complica el control de los gastos.

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¿Cómo potenciar la administración de tarjetas empresariales?

Aunque las tarjetas empresariales simplifican la administración de viáticos al eliminar la necesidad de reembolsos manuales, es fundamental que el colaborador siga realizando un reporte detallado de los gastos. Esto incluye presentar las facturas correspondientes y proporcionar una descripción de cada gasto para asegurar la correcta clasificación y justificación de los mismos. Este proceso de reporte ayuda a mantener la transparencia, facilita la conciliación de las transacciones y garantiza que los gastos se ajusten a las políticas de la empresa, permitiendo un control financiero más riguroso y una auditoría efectiva.

Gastos de Viaje es una plataforma diseñada para simplificar y optimizar la gestión de viáticos, si tú ya cuentas con una tarjeta empresarial puedes alcanzar un nivel superior en control, eficiencia y precisión en tu proceso de gestión de viáticos.

Podrás relacionar el gasto realizado por tu colaborador con gasto reportado de forma automática *Consulta la conciliación automática de tu tarjeta corporativa
Clasifica los gastos por tipo de gasto, colaborador, fecha, etc. según lo requieras para el reporte de viáticos
Autoriza un gasto antes de que se realice en la tarjeta corporativa, con nuestros flujos de autorización es sencillo y sin complicaciones
Cumple con las regulaciones fiscales y contables al realizar un gasto, pues la plataforma te brinda sugerencias de deducibilidad por cada gasto realizado.

Cómo podrás notar

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