Errores comunes al deducir gastos de viaje empresariales

Cuando se trata de gestionar y deducir gastos de viaje empresariales es importante disminuir errores que compliquen el proceso, en algunas organizaciones es un proceso tedioso y que lleva mucho tiempo, por lo que a continuación exploraremos algunos de los errores más comunes y que debes evitar al gestionar tus viáticos de negocios para presentar su deducción

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1. Mezclar gastos: 

En ocasiones se quieren deducir gastos personales como compra de despensa, pago de teléfonos particulares, ropa o viajes en familia, etc. 

La mezcla de ambos tipos de gastos puede resultar en la pérdida de la deducción y, en algunos casos, en sanciones fiscales, por lo que si depositas viáticos en la tarjeta de nómina de tu colaborador es importante, primero validar que los CFDI entregados para su deducción realmente pertenezcan a un viático empresarial, y asegurarte de que al entregar viáticos cumpla con el artículo 152 de la ley de ISR y los viáticos entregados estén correctamente timbrados en la nómina de tu colaborador 

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2. Gastos no relacionados con el negocio: 

Los gastos que no están directamente relacionados con el propósito del viaje de negocios no deben deducirse. Es importante asegurarse de que cada gasto sea necesario y razonable para los objetivos comerciales.

Toma en cuenta que para deducir viáticos la actividad debe realizarse a una distancia mínima de 50 km del establecimiento, además el viat​​icador debe tener una relación de trabajo con el contribuyente y los gastos de viaje se deben presentar con el objetivo de prestar servicios profesionales. 

Además, solo podrás deducir gastos destinados a: 

• Alimentación 
• Transporte 
• Hospedaje
• Uso de automóviles 
• Seminarios o convenciones 
• Gasolina, aceite, servicios, etc. 

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3. Deducir gastos sin tener comprobante fiscal 

Recuerda que si no cuentas con un CFDI que ampare el gasto efectuado no podrás presentar la declaración fiscal de los mismos y por ende estos gastos no serán deducibles. 

Para evitar este problema, todos tus colaboradores deberán tener como regla imprescindible (y tienes que incluir en tu política de viáticos), la entrega de Facturas por concepto de viáticos y recuerda que un recibo no cuenta como comprobante fiscal, ya que no cuenta con los elementos necesarios para que el SAT identifique los gastos 

4. Pagar con efectivo 

Según el artículo 27 fracción III de la ley de IRS para poder deducir viáticos con pago en efectivo, el límite es de $2000MXN. 

Además, claro de contactar con el CFDI que ampare el gasto, no podrás deducir viáticos si exceden este monto, por lo que lo mejor es proporcionar a tus colaboradores una tarjeta de viáticos o bien transferir a su tarjeta de nómina para que estos gastos puedan ser deducibles. 

Toma nota: Documentación necesaria para la deducción de viáticos

5. Deducir gastos con comprobantes expedidos a nombre de otra persona

Aunque pareciera un error de principiante, es importante no dejar pasar que no podrás deducir viáticos si estos no se encuentran a nombre de tu empresa, por lo que es importante que cada colaborador que viatica cuente con los datos fiscales de tu corporación para poder proporcionarlos al momento de efectuar un gasto. 

Toma nota: Documentación necesaria para la deducción de viáticos

En GastosdeViaje.mx, entendemos que la administración y gestión de viáticos empresariales es un desafío, por lo que  el objetivo de nuestro software es eliminar posibles errores que puedan surgir durante la gestión de viáticos.

Nuestro sistema se adapta a la política de viáticos de tu empresa, garantizando su correcta implementación. Además, permite a tus colaboradores registrar todos los gastos de forma rápida y sencilla, generando informes en cuestión de minutos. Esto facilita la organización de registros, lo cual es esencial para asegurar la deducibilidad de los viáticos sin complicaciones.

Nuestra herramienta también está diseñada para detectar y alertarte sobre posibles errores fiscales, lo que te ayuda a evitar sanciones y  cumplir fiscalmente.