Las tareas administrativas de una organización son vulnerables de sufrir algún tipo de malversaciones o fraudes en la gestión de viáticos; por ello es necesario conocer qué tipo de fraudes existen y cómo prevenirlas para evitar que estas se den en tu empresa
Hay que tomar en cuenta que para una gestión de viáticos óptima y evitar fraudes, además de otras actividades que mencionaremos a continuación; hay elementos imprescindibles y el comienzo de una buena gestión se da estableciendo estos tres aspectos:
Cómo prevenir fraudes en la gestión de viáticos empresariales
1. Establecer políticas claras:
Tener políticas claras y definidas sobre la gestión de viáticos, incluyendo normas que permitan a la empresa realizar y controlar el conjunto del proceso de gestión de viajes; optimizando los recursos y garantizando la seguridad del viajero, a la vez que evita excesos o gastos no apropiados por parte de los colaboradores.
2.Capacitación:
Una vez implementadas las políticas de viáticos en tu empresa, deberás ofrecer capacitación a tus colaboradores sobre las políticas y procedimientos de la gestión de viáticos, incluyendo la importancia de cumplir con las políticas establecidas y la responsabilidad que implica el manejo de los fondos.
3. Auditorias:
Siempre es necesario revisar que las políticas se cumplan con auditorias regulares para evaluar la eficacia de las políticas y procedimientos establecidos en la gestión de viáticos y hacer ajustes si es necesario.
Principales fraudes que ocurren durante la gestión de viáticos y cómo resolverlos
1. Solicitud de viáticos falsos:
Este fraude ocurre cuando un empleado solicita viáticos para un viaje que nunca se llevó a cabo o que no se relaciona con las actividades principales en su empresa.
2. Uso indebido de fondos:
Una vez que se aprobó el viaje y se le entregaron los fondos al colaborador, este utiliza el dinero o los recursos para su propio beneficio
Para resolver estos dos tipos de fraude, es importante revisar cuidadosamente las solicitudes de viaje y los justificantes de gastos para asegurarse que son legítimos y que están dentro de las políticas establecidas, evitando que se soliciten viáticos que no entran dentro de la política y se haga un uso indebido de los fondos.
3. Gastos inflados:
Una vez realizado el viaje, un colaborador está obligado a entregar documentación (facturas o tickets) que avalan que este viaje se realizó, pero en ocasiones los colaboradores presentan gastos inflados o falsos que no están relacionados con el viaje de negocio
Una de las actividades que te ayudarán a resolver este problema es establece límites en los montos de viáticos para cada categoría y nivel jerárquico de tu organización y de esta manera evitar el exceso y se controlen más los viáticos.
4. Viáticos no autorizados:
Cuando un empleado solicita viáticos sin la autorización necesarios o utiliza fondos para gastos que no están cubiertos por la política de la empresa.
Asignar responsabilidades te ayudará a saber y tener control de quien es la persona responsable de autorizar y recibir las solicitudes de viáticos, así como llevar el control de las solicitudes y comprobantes de gastos.
5. Viáticos duplicados:
Cuando un empleado solicita viáticos para el mismo viaje de negocios más de una vez o solicita viáticos por el mismo gasto varias veces
6. Falsificación de documentos:
Esta es la forma de fraude más común en los viajes corporativos; pues ocurre cuando un colaborador falsifica documentos como recibos o facturas para justificar gastos no legítimos.
Ambos fraudes se puede resolver con una tarea que parece sencilla, pero que en realidad involucra y demanda más tiempo en la gestión de viáticos, que es validación de comprobantes de pago; que van desde la validación de una factura ante las instituciones fiscales correspondientes (SAT) hasta la vinculación de estos gastos con la solicitud de viáticos y la asignación de los mismos.
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