Cómo empresa en la que sus colaboradores viajan constantemente, tendrán que establecerse políticas de viaje; y con ellas un presupuesto de viáticos, en las que estén considerados los gastos mínimos y máximos de gasto por colaborador, sin dejar de tomar en cuenta las condiciones impuestas por la Ley
La administración de viáticos en este sentido debe ser detallada y cuidadosa; ya que se deberá a través de una política de viajes estructurada; se podrá comunicar de forma asertiva y clara a los colaborares para que acaten las normas y reglas establecidas en esta.
Al contemplar el presupuesto de viáticos que otorgarás dentro de tu política de viajes tienes que tomar en cuenta lo establecido en la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) en el artículo 28, Fracción V; los cuales deben cumplir los siguientes aspectos:
Al otorgar un presupuesto de viáticos toma en cuenta las condiciones impuestas por la Ley
◉ Uso o goce:
Deben destinarse a hospedaje, alimentación, transporte, automóviles y pago de kilometraje del beneficiario del viático o cuando se aplique dentro de una faja de 50 km que circunde el establecimiento del contribuyente.
◉ Relación laboral:
El beneficiario del viático deberá tener una relación laboral o estar prestando servicios profesionales al contribuyente
◉ Documentación Comprobatoria
Los gastos deberán ser amparados con un comprobante fiscal cuando se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero.
◉ Límites
Todos los gastos de viaje efectuado solo serán deducibles si no exceden los montos a continuación descritos
–Alimentación: $750 diarios por cada beneficiario en territorio nacional o en el extranjero
–Alimentación: $750 diarios por cada beneficiario en territorio nacional o en el extranjero
–Uso temporal de automóviles: $850 diarios en territorio nacional o en el extranjero
–Hospedaje: $3850 diarios en territorio nacional o en el extranjero
–Seminarios o convenciones: Cuando el total o parte del gasto efectuado forme parte de la cuota de recuperación del evento, y en el comprobante fiscal no se desglose el importe correspondiente al hospedaje, solo podrá ser deducible el límite de gastos de viaje de alimentación ($750 diarios por cada beneficiario) la diferencia no será deducible
Esta base legar te ayudará establecer y fortalecer tu política de viajes empresarial en la que además;
No debes olvidar incluir en tu política de viajes
- Cuánto podrá gastar un colaborador en cierto lugar
- Establecer los límites de gastos y las que conceptos por los que se recibirán los viáticos
- Establecer las mecánicas bajo las cuáles se van a otorgar los viáticos; es decir si la empresa se las va proporcionar ante o después del viaje, entregando claro, sus respectivos recibos y CFDI por concepto de viáticos.
Aunque en realidad no existe un monto exacto entre el presupuesto que debes otorgar a tus colaboradores en términos de viáticos es importante que no pasas por alto lo establecido por la ley para evitar que estos no puedan hacerse deducibles.
Estableciendo una normativa clara sobre lo que pueden gastar tus colaboradores en un viaje podrás evitar gastos extras, perdida de recibos, y el sistema de comprobación de viáticos será más eficiente tanto para ti como para ellos.
Al aprobar los viáticos tendrás que verificar que tu política de viajes se cumple para evitar malos entendidos entre tus colaboradores, evita pasar por alto las políticas establecidas ya que se podrá prestar a interpretaciones erróneas.
GastosdeViaje.mx te ayudará a administrar y gestionar los gastos de viaje de forma ágil, fácil y rápida, haciendo que se cumpla el presupuesto de viáticos establecido en tus políticas. Al automatizar el proceso de comprobación, validación y autorización de gasto de viaje reduces los procesos manuales evitando errores, aumentando la eficiencia de tu departamento.
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