Como Travel manager o gestor de viajes, seguramente estas buscando constantemente como ahorrar tiempo y dinero en la gestión de los viajes corporativos de tu empresa.
Hay actividades que al ser rutinarias o políticas establecidas pasas por alto, pero realizar mejoras o encontrar estos focos rojos en tu organización te permitirán mejorar tus procesos y resultados dentro de la administración de viajes corporativos.
1. Viajes cortos o sin objetivos
Es importante que cada viaje que realicen tus colaboradores tenga un objetivo claro y de trascedencia, esto evitará gastos innecesarios ya que como bien sabes trasladarse implica un costo que de alguna forma tiene que ser retribuido por tu colaborador
Es importante que cada viaje que realicen tus colaboradores tenga un objetivo claro y de trascedencia, esto evita gastos innecesarios ya que como bien sabes trasladarse implica un costo que tiene que ser retribuido por tu colaborador
Implementa dentro de tus políticas de viaje un apartado de reuniones virtuales donde tus colaboradores asignen reuniones virtuales para las reuniones con menor importancia o que no impliquen toma de decisiones cruciales y reuniones presenciales para las negociaciones importantes y la construcciones de relaciones comerciales solidas.
Combinar reuniones virtuales y presenciales, permitirá reducir costos en viajes que muchas veces no son necesarios y se pueden arreglar mediante videollamada.
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2. Aprobar viajes de imprevisto
Los viajes de imprevisto implican gastos no controlados que en ocaciones llegan a ser más costosos si no se planean con anticipación
Los viajes de último momento, pueden llegar a duplicar costos ya que implican gastos no controlados. Como las reservaciones de ultimo momento que no permiten comparar precios entre hoteles o cuando se realizan reservaciones en temporadas altas.
De igual forma los boletos de avión pueden ser mucho más costosos si se compran boletos de avión con poca anticipación
Los viajes de imprevisto se deben aprobar en casos excepcionales que impliquen la perdida de relaciones comerciales o reuniones donde es imprescindible que tu colaborador este; ya que además de implicar gastos extra para tu organización también representa un mayor desgaste como coordinador de estos viajes.
3. No contar con un responsable para la gestión de viáticos corporativos
Un Travel Manger o Gestor de Viáticos es un papel muy importante para las empresas donde sus colaboradores viajan constantemente; pues se encargará de tareas especificas de este ramo como presupuestos, personas que realizan el viaje, destinos, etc.
Muchas empresas delegan esta tarea al área administrativa; pero es necesario tener un responsable que se encargue de establecer las políticas adecuadas y monitorear que se cumplan.
Un perfil experto en la gestión de viajes corporativos te ayudará a mejorar el rendimiento, planificación y gestión de los equipos que viajan, logrando ahorrar tiempo y dinero para las áreas involucradas.
4. Reporte de gastos difuso
Los reportes de gastos son obligatorios, pero redactarlos de forma adecuada puede generar multiples beneficios para tu empresa, el principal de ellos es que si los gastos se validan según la norma y son aprobados por la autoridad pertinente serán deducibles de impuestos, lo que representará en un ahorro significativo de dinero
De igual forma, al generar un reporte de gastos adecuadamente, evitas fraudes, malentendidos, desvíos de dinero, etc, y la contabilidad de tu empresa será más eficaz, ya que se llevará un registro exhaustivo de la entrada de dinero y salida de dinero en tu empresa.
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5. Incumplimiento de las políticas establecidas
El liderazgo del Travel Manager toma gran importancia en este punto, ya que hacer cumplir las políticas establecidas es una de sus principales actividades. Cuando los colaboradores violan con facilidad estas políticas debido a la falta de rigurosidad en sus proceso se pueden dar multiples malos entendidos y una gestión poco funcional para tu empresa.
El liderazgo del Travel Manager toma gran importancia en este punto, ya que hacer cumplir las políticas establecidas es una de sus principales actividades. Cuando los colaboradores violan con facilidad estas políticas debido a la falta de rigurosidad en sus proceso; se pueden dar malos entendidos y una gestión poco funcional para tu empresa.
Es esencial que tus políticas estén diseñadas y adaptadas para la situación actual de tus colaboradores; y aunque su creación lleva mucho tiempo a lo largo del tiempo puede suponer una importante reducción de costos; ya que evita fugas de dinero y malas prácticas
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