Crear una política de viáticos para tu empresa es imprescindible para eliminar las principales problemáticas de los gastos.
Debes incluir las normas que permitan a la empresa realizar y controlar el conjunto del proceso de gestión de viajes optimizando los recursos y garantizando la seguridad del viajero, a la vez que evita excesos o gastos no apropiados por parte de los colaboradores.
¿Por qué es importante tener una política de viáticos en mi empresa?
Contar con una política de gastos de viaje, tus colaboradores conocerán las condiciones que rigen los gastos profesionales, y para los autorizadores una política de este tipo constituye un documento de referencia que permite justificar una decisión ante el trabajador cuando autoriza o se rechaza un reporte de gastos.
Una política universal y específica para la empresa permite que los empleados conozcan de primera mano lo que se espera de ellos cuando se involucran en un viaje de empresa. Saber qué gastos pueden ser reembolsables, cuáles no lo son, su justificación y las firmas o autorizaciones que se necesitan, son pasos que se deberán cumplir para el correcto funcionamiento de estos viajes.
Aunque su creación lleva mucha organización y tiempo, a largo plazo permite tener mayor transparencia en los equipos, además de suponer un ahorro de tiempo, sin mencionar la importancia en la reducción de costos, ya que se dispone de un marco definido para evitar fugas de dinero y malas prácticas.
Cómo crear una política de viáticos paso a paso:
1. Analiza la situación de tu empresa
Es importante conocer en qué situación se encuentra tu empresa respecto a los viajes de tus colaboradores
¿Con qué frecuencia se viaja? ¿Cuáles son los destinos más habituales? ¿Qué medios de transporte son más eficaces para llegar? ¿Cuáles son las auténticas necesidades de los empleados sobre el terreno para llevar a cabo sus misiones?
De esta forma, podrás elaborar normas aplicadas basadas en la realidad y necesidades concretas de tu empresa, que te ayudarán a cumplir los objetivos planteados
2. Define los objetivos de tu política de gastos de viaje:
Con base a las necesidades de tu empresa, determina cuales son los dos o tres objetivos prioritarios que debes actualizar en tu política, como satisfacer las necesidades de un equipo como el tuyo.
Establece claramente los objetivos de la política: optimización de los viajes y procesos de validación, reducción de las anomalías y de los gastos superfluos, cumplimiento de la legislación, control de los costes de los desplazamientos, análisis de las transacciones y control presupuestarios, etc.
3. Establece las normas aplicables a los desplazamientos:
En este apartado deberás enlistar los siguientes puntos:
- Los gastos posibles por empleado.
- Presupuesto previsto.
- Involucra todos los gastos que se pueden presentar en un viaje (Medios de transporte, lugar de alojamiento, compra de combustible, etc.
- El proceso de aprobación de la reserva de viajes y la herramienta de aprobación.
- Establece las formas y formatos en las que se transferirán los viáticos a tus empleados
- Establece fechas límite para que entreguen los documentos y cómo se elaborarán los reportes de gastos empresariales.
- Define cuáles son los gastos aceptados (que podrás deducir).
- Define los gastos no reembolsables.
- Cómo se presentarán los informes de gasto y solicitudes de reembolso.
- Cómo contactar con los servicios de asistencia de viajes, el seguro de viajes, los agentes de atención al cliente, así como los procedimientos que se deben seguir en caso de emergencia.
4. Elige la herramienta ideal para llevar el control de gastos
Elige la herramienta más útil para llevar el control. Puedes comenzar generando una plantilla de Excel, donde establezcas los parámetros antes analizados, sin embargo, si tus colaboradores viajan constantemente esta herramienta podría costarte mucho tiempo y esfuerzo.
Automatizar el control de tus gastos, te permitirá recopilar datos de viajes, agilizando tus procesos administrativos y contables evitando riesgos y discrepancias fiscales.
Gastos de Viaje ®︎ está diseñado para que puedas agilizar el flujo de autorización, conciliación y contabilidad de los gastos, además, te permitirá validar automáticamente todos los CFDI y verificar la deducibilidad de acuerdo con la LISR por lo que facilitará tus procesos administrativos en al área de gastos de viaje.
5. Ejecuta y mide
Una vez que tu política de viáticos haya sido comunicada a tus colaboradores, valida los procesos y corrige en caso de ser necesario.
Monitorea tu política periódicamente, y haz las actualizaciones necesarias para estar en comunicación con tus colaboradores además de estandarizar los procesos de forma adecuada.
