Como parte de una administración eficiente, es indispensable que se asienten cuidadosamente los gastos menores que se realizan en efectivo. Un mal control de caja chica puede generar fugas de dinero y descontrol del presupuesto, por lo que este tipo de pagos deben ser tratados con la misma importancia que los pagos mayores de la empresa. En este blog te compartimos algunos consejos para que mejores el manejo de la caja chica en la empresa y evites que estos pagos queden fuera de control.
¿Cómo llevar una caja chica?
1.- Selecciona a una persona responsable y ordenada que llevará el control de los desembolsos y la documentación fiscal que los respalda.
Esta persona debe supervisar los desembolsos y analizar en qué se está gastando, debe ser capaz de detectar y reducir las compras innecesarias. Así como de obtener y almacenar los comprobantes fiscales y realizar el trámite de deducción de los gastos de la empresa.
2.-Establece una política de gastos de caja chica.
Para que los gastos de caja chica sean deducibles deben ser por un monto no mayor a $2,000 pesos y deben estar respaldados por un comprobante fiscalmente válido, por lo que definir las siguientes reglas será de suma importancia.
· Cuál es la cantidad que se manejará mensualmente.
· Qué tipos de gastos se consideran justificados.
· Cuáles comprobantes son válidos y qué requisitos deben cumplir.
· Quién o quiénes deben aprobar los desembolsos.
· Quién o quiénes realizarán la conciliación a fin de mes a fin de verificar el buen uso de los recursos y reponer la cantidad gastada.
· Cómo se llevará el registro de entradas y salidas de fondos.
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3.-Mantén un registro de los gastos y sus justificaciones.
· Analiza por departamentos cuáles son verdaderamente indispensables para el objetivo productivo de tu negocio.
· Con esto podrás revisar si hay un gasto frecuente y evaluar la opción de hacer alguna alianza con un proveedor o establecer un presupuesto fijo con un método de pago fijo.
· Para registrar los gastos cada recibo deberá tener fecha de compra, nombre de la empresa o proveedor, lista de los artículos o servicios adquiridos, precio y costo total.
4.- Utiliza herramientas tecnológicas
El control de caja chica es más eficiente cuando se hace uso de sistemas como gastosdeviaje.mx, pues te permite establecer y controlar las políticas de gastos, facilita el registro, la comprobación y agiliza la autorización y reposición de los fondos utilizados.
Además todas las facturas reportadas son verificadas de forma automática, por lo que se tiene completa seguridad de que los comprobantes que se recopilen tendrán los requisitos necesarios para deducir los gastos ante el SAT.