El control manual de los gastos de viaje se ha convertido en un dolor de cabeza para los contadores, administradores y para los colaboradores que viajan, ya que involucran muchos factores fiscales, de seguridad social y laboral, más porque estos representan una suma importante en los gastos de la empresa, podrías tener fugas de dinero.
En este blog te compartimos los conflictos y riesgos que existen en el control de gastos de viaje, que pueden representar grandes perdidas de tiempo y dinero para las empresas, así como la mejor solución para estos.
1.-Procesos ineficientes
Los gastos se deben reportar correctamente por parte de los empleados y dentro de un tiempo determinado, para que las empresas tengan la oportunidad de deducirlos y hacer los reembolsos correspondientes a los colaboradores.
En un proceso manual, se debe de contar con los comprobantes en papel, solicitar a los colaboradores los reportes en Excel de los gastos, verificar que las facturas no estén duplicadas, que coincidan con los datos reportados y que no hayan sido emitidos por EFOS, etc. Esto frustra muchas veces a los empleados por las demoras, errores, las reclamaciones y el retrabajo.
2.-Mala visibilidad de los gastos
Almacenar los comprobantes de gastos de los colaboradores en más de una ubicación, como un Excel o documentos impresos dificulta tener suficiente información acerca de qué, cómo y cuándo se está gastando en la organización, lo cual puede significar grandes fugas de dinero.
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3.-Costos altos de gestión
El costo de llevar un control manual de gestión de gastos es muy alto, esto a causa de lo antes mencionado de que se requiere de colaboradores que estén enfocados completamente a esto, también por las fugas de dinero provocadas por los gastos mal reportados o las facturas mal solicitadas y por los errores que se pueden presentar en cada una de las etapas del proceso.
4.-Incremento de los gastos de viaje
Un aumento en los viajes de negocios representa más trabajo para los equipos de administración, finanzas y contabilidad; en consecuencia, costos más altos de gestión, menor visibilidad y precisión.
5.-Cumplimiento de las políticas de viaje
Incluso para los gerentes más cuidadosos, es imposible recordar todas las políticas, tipos de gastos o reportes anteriores para detectar tendencias de gastos inusuales o comportamientos riesgosos.
La solución a estos problemas es automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje con una herramienta tecnológica especializada como gastosdeviaje.mx, aquí algunos de sus principales características y beneficios
1.-Ahorro de tiempo para todas las áreas
Los colaboradores que viajan pueden elaborar sus reportes de gastos de forma automática por lo que tendrán un ahorro significativo de tiempo, gracias a que el sistema cuenta con un buzón inteligente que extrae los datos directamente del .xml
Además, el equipo de contabilidad y finanzas podrá tener una validación automática de todos los CFDI ante el SAT, para identificar facturas emitidas por EFOS, duplicadas, alteradas o con errores.
2.- Visibilidad total de todos los gastos
Gastosdeviaje.mx te permite tener una visibilidad completa de los gastos, sobre quién, en qué y cuánto se gasto. Viáticos pendientes por autorizar, anticipos, reembolsos, o devoluciones, según sea el caso.
3.- Simplifica los flujos de trabajo
Puedes definir flujos de autorización para facilitar el proceso de aprobación de los reembolsos o anticipos solicitados por los colaboradores.
4.- Garantiza el cumplimiento de políticas de gasto
También tienes la opción de configurar las políticas de tu empresa, tanto el viaticador como el autorizador reciben notificaciones en caso de que algún gasto este fuera de la política antes de aprobarlo. No permitas que continúen las fugas de dinero y perdida de valioso tiempo en tu empresa. Solicita una demo https://descubre.gastosdeviaje.mx/demostracion