Sabemos que crear una política de gastos es un proceso largo que involucra distintos factores, como los puestos, los montos deducibles, presupuesto de la empresa, lugares a donde se viaja, etc., es por eso, que ya te compartimos puntos generales que debes de incluir en la política, también para la sección de alimentos, hospedaje y ahora, por último, pero no menos importante los puntos para tu política de gastos de viaje para Transporte
1. Combustible
Para que este concepto sea deducible:
-Debes de comprobar que fue un gasto indispensable para las actividades de la empresa.
-Forma de pago debe ser con tarjeta de crédito, débito, cheque o monedero electrónico autorizado por el SAT. En caso de que sea pagado en efectivo, solo será deducible si la operación se realizó en zonas rurales en donde no cuentan con servicios financieros.
-Debes de contar con el CDFI correspondiente a la operación.
NOTA: Recuerda que para que un gasto de viaje sea deducible debe de haberse realizado fuera de la faja de 50 km que circunda el establecimiento del contribuyente, por lo que te recomendamos que menciones a tus colaboradores que carguen gasolina en el lugar de visita.
2. Casetas
Específica la forma de pago que deben de utilizar para que sean reembolsados por la empresa, así como los datos que requieres que contenga la factura y solicita el comprobante de pago.
3.Taxis
El concepto de facturación de los taxis es el de “transporte”, el cual no tiene límite para su deducibilidad.
-Menciona que en caso de que sea posible realicen el pago con tarjeta y soliciten factura.
-Los colaboradores deben procurar abordar taxis de sitio o autorizados por el aeropuerto o central de autobuses.
-En caso de que los colaboradores aborden un taxi local, mencionar en que circunstancias si se realizará el reembolso y hasta que monto.
4.Uber o similar
Uber y aplicaciones similares tienen como concepto de facturación el de “Alquiler de Auto con Servicio de Chofer”, este tiene un monto límite para su deducibilidad de $850.00 pesos diarios, sabemos que es un monto difícil de alcanzar al solicitar este servicio, sin embargo, en caso de que sea necesario, establece si habrá un monto límite para este concepto.
5.Renta de Auto
Menciona en que casos se aceptará la renta de autos, puede ser que solo lo permitas en lugares en donde no haya acceso a transporte público o resulte poco práctico utilizarlo.
Este concepto tiene un monto límite para deducibilidad de $850.00 pesos diarios, también debe de acompañarse con documentación que ampare el hospedaje.
Aclara los siguientes puntos:
-Si se debe o no utilizar servicio de taxi los días que se renta el auto.
-Si se debe agregar cobertura de responsabilidad y daños físicos.
-Regresar el auto con el tanque lleno para evitar recargos en la arrendadora.
-En que casos se permite la renta de GPS.
-Si la empresa se hará responsable por el pago de: multas, daños, cargos extra.
-Te recomendamos que el colaborador proporcione contactos de emergencia en el caso de accidentes.
6.Autobuses
De igual forma menciona la forma de pago, requisitos que debe contener la factura y solicita el comprobante de pago.
7.Transporte Aéreo
-Menciona el tiempo de anticipación con el que se debe de solicitar la cotización de los boletos aéreos, esto para evitar tarifas elevadas y obtener lugar en el vuelo deseado.
-Indica si la empresa se hará cargo de cargo extras como cambio de nombre, fecha, asiento, exceso de equipaje.
-Menciona la forma de pago, requisitos que debe contener la factura y solicita el comprobante de pago.
Recuerda que con gastosdeviaje.mx puedes asegurarte de que tú políticas de gastos se cumplan, así como identificar de forma automática los gastos que son deducibles de acuerdo con la LISR vigente en materia de viáticos empresariales.